Как разработать и внедрить программу бадди-поддержки: 8 правил / Skillbox Media

Содержание:

• В чём преимущества бадди-поддержки
• Основные правила внедрения бадди-программы на примере «Звука»

В чём преимущества бадди-поддержки

Бадди-программа приносит пользу всем ее участникам. Это эффективный способ обмена знаниями и опытом, который способствует развитию навыков и укреплению командного духа. Участники программы могут рассчитывать на поддержку и помощь друг друга, что создает благоприятную атмосферу для роста и обучения. Кроме того, взаимодействие с коллегами позволяет расширить профессиональные связи и повысить мотивацию. В результате все участники получают ценную информацию и навыки, которые помогают достигать общих целей и улучшать результаты работы.

• Новичок испытывает меньше стресса, быстрее вливается в коллектив и включается в рабочие вопросы. По шкале Холмса — Раге, смена работы — один из сильнейших стрессов, которые может испытывать человек: по уровню переживаний он сравним со смертью друга или проблемами в семье. Бадди помогает новому сотруднику снизить уровень психологического напряжения, выступая в роли компаньона. В отличие от руководителя, он всегда доступен для общения, в том числе ему нестрашно задавать «глупые» вопросы.
• Для бадди — это шанс прокачать свои софт-скиллы и управленческие навыки. Помимо этого, «старички», погружённые в собственные задачи, не всегда обращают внимание на новые возможности в компаниях (например, о расширении услуг в ДМС) или новых проектах. Часто они узнают об этом как раз после взаимодействия с новенькими. Нельзя забывать и о том, что наставник — это социально полезная роль: ты помогаешь человеку и бизнесу развиваться и стать лучше. А ощущение собственной пользы вдохновляет.
• Руководителю новичка эта практика освобождает время, которое ему пришлось бы лично посвящать адаптации, и облегчает процесс оценки. Наличие доверенного лица — бадди — позволяет руководителю передать более объективную и честную обратную связь новичку, а также быстрее и глубже видеть возможные проблемы в команде и сразу их устранять.

Основные правила внедрения бадди-программы на примере «Звука»

До 2023 года в компании «Звук» отсутствовала централизованная система онбординга и бадди. Важная информация, касающаяся структуры компании, инструментов, доступов, чатов для общения и других ресурсов для новичков, была разбросана по различным страницам в Confluence. Рекрутеры фактически выполняли роль бадди, проводя регулярные встречи с новыми сотрудниками в течение испытательного срока. Однако после его завершения многие сотрудники сообщали о трудностях с поиском необходимой информации и определением, к кому следует обратиться с конкретными вопросами. Это подчеркивало необходимость в создании единой и удобной системы онбординга, способствующей более эффективной интеграции новых сотрудников в команду и улучшению внутренней коммуникации.

Мы приняли решение одновременно разработать программу онбординга и систему бадди-поддержки, так как эти два элемента неразрывно связаны. Наставнику легче и эффективнее вводить нового сотрудника в рабочую среду, следуя контрольным точкам, установленным в процессе онбординга. Реализация данной идеи была разбита на несколько этапов.

• Начали с базы — описали процессы, разобрали завалы из существующих вводных материалов для новичков, провели опросы среди недавно принятых сотрудников и руководителей.
• Выбрали концепцию — в основном опирались на мой предыдущий опыт в крупных российских компаниях.
• Расписали путь кандидата и механику программы на базе полученных данных.
• Сделали учебные материалы, в том числе инструкцию (подробный чек-лист) для бадди о его роли и чек-лист для новичка, презентации.
• Провели бета-тестирование на лояльной группе, отобрав желающих стать «пробным» бадди, обнаружили недочёты и исправили их.

В результате были разработаны две программы, каждая из которых длится три месяца. В течение этого времени бадди и новичок регулярно встречаются, выполняют задания и проходят опросы. По завершении программы их ждёт общая встреча с руководителем и HR-менеджером. Весь процесс фиксируется в системе Jira. С момента запуска программы бадди-поддержки в 2023 году в компанию пришло более 500 новых сотрудников. Мы получили положительные отзывы о процессе адаптации. Новая сотрудница недавно отметила: «Всё было хорошо, комфортно и понятно. Радует такое чуткое отношение к адаптации».

В этом тексте я поделюсь важными правилами, основанными на моем опыте, для компаний, стремящихся внедрить бадди-поддержку. Бадди-поддержка — это эффективный способ улучшения корпоративной культуры и повышения уровня вовлеченности сотрудников. Чтобы успешно реализовать эту практику, важно учитывать несколько ключевых аспектов.

Первое, на что следует обратить внимание, это выбор подходящих бадди. Необходимо, чтобы эти сотрудники имели схожие ценности и подходы к работе. Это поможет создать гармоничные отношения и обеспечить комфортное взаимодействие.

Второе, важно установить четкие цели для программы бадди-поддержки. Это могут быть как профессиональные, так и личные цели, которые помогут сотрудникам развиваться и адаптироваться в коллективе. Регулярная оценка прогресса поможет сохранить мотивацию и вовлеченность.

Третье, создайте условия для открытого общения. Сотрудники должны чувствовать себя свободно, обсуждая свои переживания и вопросы. Поддержка со стороны бадди должна быть доступной и ненавязчивой.

Также стоит обратить внимание на обучение и подготовку бадди. Это позволит им лучше справляться с задачами и оказывать поддержку на высоком уровне. Регулярные тренинги и семинары помогут развить необходимые навыки.

Наконец, важно отслеживать результаты внедрения бадди-поддержки. Анализ данных и отзывов сотрудников поможет выявить сильные и слабые стороны программы, что позволит в дальнейшем ее улучшать.

Внедрение бадди-поддержки в компании может значительно повысить уровень удовлетворенности сотрудников и создать более сплоченный коллектив. Следуя этим правилам, вы сможете создать эффективную систему поддержки, которая принесет пользу как сотрудникам, так и организации в целом.

В корпоративном обучении ключевым аспектом является человекоцентричный подход, который требует учета потребностей и особенностей как новых сотрудников, так и руководителей. Однако простое раздавание опросников не является эффективным решением. В компании «Звук» мы разработали более продуманный метод, который позволяет глубже понять ожидания и предпочтения нашей команды. Мы активно взаимодействуем с сотрудниками, собирая отзывы и предложения, что помогает нам формировать обучающие программы, отвечающие реальным потребностям. Такой подход не только повышает уровень вовлеченности сотрудников, но и способствует их профессиональному развитию, что в конечном итоге положительно сказывается на эффективности всей организации.

• Провели онлайн-встречу с проактивными сотрудниками, которые недавно завершили испытательный срок. Предложили им набросать на онлайн-доске комментарии, что понравилось и что нет в период адаптации. После обсудили каждую заметку всей рабочей группой. Такой метод хорош тем, что коллеги могут дополнить комментарии друг друга и раскрыть проблемы гораздо глубже.
• Организовали тет-а-тет-встречи на 15–20 минут с теми, кто недавно прошёл адаптацию, — чтобы детальнее узнать, как всё прошло. Важно использовать этот инструмент для улучшения процессов, а не для того, чтобы подчеркнуть чьи-то ошибки.
• Изучили регулярные опросы о настроении команды. Новички проходят их дважды: через полтора и через три месяца после выхода на работу.
• Поговорили с руководителями — узнали, какие с их точки зрения бывают сложности в период адаптации новеньких, и какие у руководителей есть предпочтения по будущей программе. Некоторые руководители переживали за мотивацию сотрудников-бадди. Что мы насчёт этого придумали, расскажу позже.

В результате опросов среди сотрудников мы выявили, что основным запросом является прозрачность. Сотрудники стремятся к четко структурированной системе и доступным инструментам, которые облегчают рабочие процессы.

Необходимо создать централизованное пространство для хранения информации о бадди-программе. В отсутствие HRM-системы мы решили использовать Confluence для этой цели. Это позволит всем участникам программы легко получать доступ к необходимым данным и обновлениям, обеспечивая прозрачность и удобство в использовании.

Основным инструментом для управления проектами выбрана Jira, так как команда уже имеет с ней опыт. Это платформа, представляющая собой канбан-доску, на которой визуализируются этапы онбординга новых сотрудников.

Процесс выглядит следующим образом: сначала определяются основные цели и задачи, которые необходимо достичь. Затем проводятся исследования, чтобы собрать всю необходимую информацию о целевой аудитории и конкурентах. На основе полученных данных разрабатывается стратегия, которая включает в себя выбор подходящих методов и инструментов для реализации проекта. Далее происходит внедрение стратегии, где осуществляется активное взаимодействие с целевой аудиторией через различные каналы. Важным этапом является анализ полученных результатов, который позволяет корректировать действия и улучшать эффективность процесса. Завершающим шагом становится оценка достигнутых результатов и формулирование рекомендаций для дальнейших действий.

• HR-менеджер регистрирует нового сотрудника в Jira, заводит задачу по его онбордингу и назначает ему бадди из числа сотрудников его подразделения.
• Бадди заходит в карточку нового сотрудника, чтобы менять в ней статусы по мере прохождения адаптации.
• Менеджер по персоналу может в любой момент посмотреть, как проходит адаптация новенького.

Системный подход необходим не только для организации работы команды, но и для предоставления материалов для бадди и новичков. Мы разработали методичку и чек-листы, в которых четко указано, какие действия необходимо предпринять в определенные дни. Это позволяет новичкам быстро адаптироваться и эффективно включаться в рабочий процесс, а бадди — поддерживать их на каждом этапе. Такой структурированный подход способствует улучшению взаимодействия и повышению общей продуктивности команды.

В методичке представлено множество теоретических материалов, касающихся роли бадди и его значимости в рабочем процессе. Рассматриваются эффективные методы взаимодействия с коллегами, ключевые аспекты, на которые стоит обратить внимание, а также рекомендации по работе с обратной связью. Кроме того, охвачены важные организационные моменты, способствующие улучшению командной динамики и повышению общей продуктивности.

Чат-боты активно применяются в обучении, особенно в процессе онбординга сотрудников. Их преимущества очевидны: они обеспечивают доступ к обучающим материалам в удобной для пользователя среде, что способствует лучшему усвоению информации. Кроме того, чат-боты помогают HR-менеджерам сократить объем рутинной работы и минимизировать вероятность ошибок при передаче знаний новым сотрудникам. Использование чат-ботов в онбординге не только повышает эффективность обучения, но и улучшает общий опыт сотрудников, делая процесс интеграции более плавным и комфортным.

Мы разработали специального чат-бота для адаптации новых сотрудников. Он своевременно информирует о правилах посещения офиса, отправляет список необходимых документов для оформления на работу и предлагает поделиться интересными фактами о себе для публикации в еженедельном корпоративном дайджесте. Чат-бот также предоставляет доступ к музыкальному плейлисту для сотрудников «Звука». Регулярные опросы, информация о бадди-программе и напоминания о встречах с наставником делают его незаменимым инструментом для успешной адаптации в компании.

Ключевым аспектом успешного чат-бота является тщательно продуманная контентная часть. Важно создать тексты, которые будут написаны понятным и дружелюбным языком. Необходимо также подобрать визуальные элементы, такие как изображения, мемы и видеоролики, чтобы сделать взаимодействие более увлекательным и интересным. В этом процессе нам оказала помощь команда HR-маркетинга, что значительно улучшило качество контента и повысило его привлекательность для пользователей.

Бета-тестирование является важным этапом разработки программного обеспечения, позволяющим выявить ошибки и недочеты до официального релиза. Для этого формируется группа пользователей, заинтересованных в тестировании, которые проверяют функциональность программы и предоставляют свои отзывы. Это помогает разработчикам улучшить продукт, устранить возможные проблемы и повысить качество перед запуском для широкой аудитории.

Для оценки эффективности программы бадди мы отобрали около 30 сотрудников, состоящих из пар (бадди и новички) из различных IT-подразделений. Мы провели вводную встречу, на которой презентовали программу, ответили на вопросы участников и предоставили справочные материалы. На протяжении трех месяцев мы регулярно собирали обратную связь от бадди, новичков и их руководителей. В результате анализа отзывов мы обнаружили, что некоторые аспекты программы, которые мы считали интуитивно понятными и полезными, оказались для участников сложными или ненужными. Приведем несколько примеров изменений, внесенных на основе полученной обратной связи.

• Уменьшили нагрузку. Оказалось, что учебные задания занимают слишком много времени и отвлекают от рабочих задач.
• Донастроили пространство в Jira. Поначалу не всё работало идеально: например, сотруднику-бадди не приходило оповещение, что он стал наставником для новенького.
• Добавили в методичку отдельный блок про роль бадди. Не все новенькие понимали, кто это, зачем он нужен и почему стоит проходить с ним этот путь.
• Расписали подробнее чек-лист для бадди. Например, после бета-тестирования мы выяснили, что бадди не всегда понимают, что именно им нужно сделать первый шаг и познакомиться с новеньким, а не наоборот.
• Снизили ответственность бадди за успехи подопечного. По нашей первоначальной задумке наставник должен был полноценно включаться в онбординг новичка. В том числе участвовать в принятии решений о его судьбе в компании по окончании испытательного срока. Но обнаружилось, что многие не готовы брать на себя какую-то значимую ответственность за успехи другого человека и вообще не понимают, насколько плотно они должны участвовать в рабочей жизни новичка. Поэтому мы отказались от первоначальной идеи, и теперь бадди выполняет скорее консультативную роль.

В 2023 году мы проводили встречи для «посвящения в бадди» два раза в квартал. На этих встречах мы демонстрировали презентации, организовывали интерактивные сессии и отвечали на вопросы сотрудников. Однако данный формат оказался не самым эффективным, так как требовал значительных временных затрат со стороны руководителей и HR-менеджеров. Мы стремимся оптимизировать этот процесс, чтобы сделать его более удобным и доступным для всех участников.

Мы автоматизировали процесс обучения, создав видеокурс для бадди и разместив его в системе управления обучением (LMS). Для проверки усвоенных навыков после прохождения курса мы разработали опросник. Теперь каждый желающий стать бадди обязан пройти этот курс, что обеспечивает высокий уровень подготовки и соответствие требованиям.

Создание дружеской атмосферы среди сотрудников способствует не только обсуждению рабочих вопросов, но и формированию крепких социальных связей. Это особенно важно для новых сотрудников, так как наличие дружеского окружения может значительно повысить их мотивацию и облегчить процесс прохождения испытательного срока. Установление положительных взаимоотношений в коллективе помогает лучше адаптироваться к рабочей среде и способствует общему улучшению морального климата в компании.

Объединение людей через общие увлечения является одним из самых эффективных способов создания командной атмосферы. В компании «Звук» каждый новый сотрудник в свой первый рабочий день заполняет свою страницу в Jira, делясь информацией о себе и своих хобби. Например, это может быть фраза: «Мне нравится читать Есенина и кататься на санках». Мы рекомендуем бадди использовать эти данные для поиска общих интересов и обсуждения с подопечным. Это поможет наладить доверительные отношения и укрепить командный дух, что в свою очередь способствует повышению продуктивности и удовлетворенности работой.

Поскольку «Звук» является музыкальным стримингом, мы приглашаем наших новых пользователей поделиться своими любимыми треками и плейлистами. Это не только enriches ваш опыт, но и помогает находить общие интересы с другими пользователями. Делитесь своими музыкальными предпочтениями и открывайте новые горизонты в мире музыки вместе с нами.

За два года работы в нашей компании более 200 сотрудников стали бадди, что является отличным показателем нашей корпоративной культуры. Роль бадди — это не просто формальность. Она требует от опытного сотрудника значительных усилий и времени для качественной адаптации новых коллег. У нас каждый опытный сотрудник имеет возможность стать бадди, а распределение этой роли осуществляется руководителями отделов. Чтобы сотрудники с удовольствием принимали на себя эту ответственность, мы активно работаем над вовлечённостью и мотивацией. Вот несколько методов, которые мы используем для повышения интереса к роли бадди.

• Продвигаем ценности бадди. Важно доносить до коллег, что быть наставником — это возможность прокачать и собственные навыки, проявить себя в глазах руководства, что помогает продвижению в карьере.
• Рассказываем о программе бадди-поддержки в разных каналах: в дайджестах, рассылках, телеграм-канале и на общих мероприятиях.
• Дарим привлекательный мерч. Все бадди, чьи подопечные прошли испытательный срок, получают дизайнерские лонгсливы и футболки с надписью «Buddy».
• Начисляем внутреннюю валюту. В 2024 году мы внедрили внутреннюю систему бонусов, на которые сотрудники могут приобрести мерч и другие полезные штуки. И, конечно, получают их за баддинг.
• Хвалим бадди в еженедельном дайджесте. Успешные наставники и новички попадают на полосы еженедельника.

Назначение бадди для нового сотрудника осуществляет руководитель команды, в которую он приходит. Для успешного участия в программе важно, чтобы сотрудники понимали её ценность. Руководители отделов должны активно доносить информацию о преимуществах программы и мотивировать своих подчинённых. Это является важной задачей менеджмента, способствующей созданию поддерживающей атмосферы и эффективной интеграции новичков в коллектив.

Наставниками часто становятся самые активные, вовлечённые и опытные сотрудники, обладающие глубокими знаниями в своей области. Мы создали закрытое комьюнити для наших наставников, чтобы они могли делиться идеями, обмениваться опытом и устанавливать полезные знакомства. Это пространство способствует развитию профессиональных навыков и укреплению связей внутри команды.

Мы только начали развиваться в этом направлении и уже создали телеграм-чат для бадди, а также организовали офлайн-митапы. Первый из них прошел летом 2024 года, на котором бадди, их подопечные и руководители обменялись эмоциями и опытом, а также обсудили результаты программы. Создание такого закрытого комьюнити способствует мотивации коллег становиться бадди, что в свою очередь укрепляет взаимодействие и поддержку среди участников.