Онбординг сотрудников: как этому помогает наставничество / Skillbox Media

Содержание:

• Роли опытных сотрудников в онбординге новичков
• Как встроить наставничество в онбординг и адаптацию
• Почему не стоит переоценивать возможности наставников

Средний срок адаптации россиян на новом рабочем месте составляет 60 дней, согласно опросу сервиса SuperJob, проведённому в начале 2023 года. Лишь 24% респондентов успешно адаптируются за неделю. У 13% адаптация занимает около трёх месяцев, а 17% опрошенных требуется значительно больше времени — в лучшем случае до полугода. В худших случаях процесс адаптации может затянуться без видимого результата.

В крупных компаниях процесс адаптации сотрудников носит название онбординг. Он включает в себя знакомство нового сотрудника с командой, постепенное введение в рабочие задачи и сопровождение в течение первых недель для помощи в адаптации к новой среде. С ростом популярности обучения в формате peer-to-peer, онбординг стал более разнообразным. В его организации участвуют не только HR-менеджеры и непосредственные руководители, но и другие сотрудники компании. Они исполняют роли наставников, бадди или менторов, что способствует более эффективной адаптации новичков и формированию сплоченного рабочего коллектива.

На конференции «Наставничество: тренды 2023 года», организованной компанией iSpring, ведущие эксперты обсудили эффективные методы внедрения систем наставничества. Участники узнали о современных тенденциях в области наставничества и получили практические рекомендации по созданию успешной программы, которая способствует развитию сотрудников и повышению их профессионального уровня.

Роли опытных сотрудников в онбординге новичков

В организациях, внедривших систему наставничества или менторинга, часто используется уникальная терминология для обозначения ролей и процессов. Это помогает создать ясность и понимание среди сотрудников, а также способствует эффективному взаимодействию между наставниками и подопечными. Правильная структура названий может повысить привлекательность программы менторинга и привлечь большее число участников.

В компании «Сбер» наставниками становятся опытные сотрудники, которые обучают новых коллег, работающих на «первой линии» и взаимодействующих с клиентами. Их основная задача — передать знания о типовых действиях и процессах. Для сотрудников, приходящих в бэк-офис, такая подготовка не требуется. Им назначают «бадди» — коллегу-компаньона, который помогает адаптироваться, знакомит с офисной культурой и предоставляет поддержку на начальном этапе. Процесс онбординга для руководителей организуют менторы и коучи, которые помогают развивать управленческие навыки и уверенность в новой роли.

Название роли наставника может варьироваться, однако к её содержанию необходимо подходить с особой внимательностью. Эксперты рекомендуют учитывать несколько ключевых факторов при выборе сотрудников для этой роли. Во-первых, важно оценить опыт и знания кандидата в соответствующей области, чтобы он мог эффективно делиться своим опытом. Во-вторых, следует обратить внимание на коммуникативные навыки, так как наставник должен уметь донести информацию и поддерживать диалог. Кроме того, эмоциональный интеллект играет значительную роль, так как наставнику необходимо понимать потребности и мотивацию подопечных. Наконец, следует учитывать способность наставника адаптироваться к различным стилям обучения, чтобы обеспечить индивидуальный подход к каждому ученику. Такой тщательный отбор поможет создать эффективную и продуктивную наставническую программу.

• Желание участвовать в системе онбординга. Это особенно важно, если речь идёт о работниках в рознице или обслуживании клиентов, уверена руководитель отдела обучения Hansa Ася Аракелян. «Очень важно, чтобы наставник понимал, для чего ему это нужно. Если говорить про наставничество у высшего руководства, у средних специалистов, там ситуация понятнее. Они понимают, зачем им это нужно, видят пользу. Обычный торговый персонал не понимает, зачем им этим заниматься», — говорит эксперт.

На конференции эксперты обсудили факторы, способствующие мотивации сотрудников к принятию на себя активной роли в компании. Мы зафиксировали их идеи и рекомендации для дальнейшего использования.

• Наставников нужно мотивировать личным примером. Система наставничества должна быть зашита в культурный код компании, считает ведущий бизнес-тренер корпоративного университета KazanExpress Яна Кизнер. Руководители и тимлиды личным примером должны показывать, насколько она важна, и доносить её ценность. В противном случае в команде возникнет сопротивление: люди просто не будут понимать, зачем им тратить время и силы на наставничество.

• Предварительная подготовка наставников и их подопечных. Даже если сотрудники с радостью готовы помогать новичкам, их сначала нужно обучить тому, как это делать правильно, уверена директор Центра адаптации, наставничества и коучинга «Сбера» Мария Мирова. Она объясняет, что нужно организовать обучение как для наставников, так и для их подопечных. И те и другие должны одинаково понимать суть наставничества и «правила игры».

Переделайте текст с учетом SEO, сохраняя основную тему и избегая лишних деталей. Обратите внимание на ключевые слова и фразы, которые могут повысить видимость в поисковых системах. Убедитесь, что текст структурирован, логичен и легко воспринимается. Избегайте использования смайлов и специальных символов, а также разделов с нумерацией или маркировкой.

Читайте также:

Современные наставники должны освоить ключевые навыки, которые помогут им эффективно взаимодействовать с подопечными. Важным аспектом является умение задавать открытые вопросы, способствующие глубокому анализу и саморефлексии. Наставники также должны быть готовы адаптироваться к меняющимся условиям и технологиям, поскольку современный мир требует гибкости и инновационного подхода.

Кроме того, наставники должны развивать навыки активного слушания, что позволит им лучше понимать потребности и цели их подопечных. Эмоциональный интеллект также играет важную роль, так как он помогает строить доверительные отношения и поддерживать мотивацию.

Наставники должны быть в курсе последних тенденций в своей области и стремиться к постоянному саморазвитию, чтобы быть полезными и актуальными для своих подопечных. В конечном итоге, их задача заключается не только в передаче знаний, но и в содействии личностному и профессиональному росту людей, с которыми они работают.

Руководитель службы персонала «ВкусВилл» Ирина Ронжина поделилась опытом организации отбора будущих наставников. В компании любой сотрудник имеет возможность попробовать себя в роли старшего продавца или наставника. Для этого необходимо самостоятельно выбрать обучение на платформе iSpring, которая используется в компании. После прохождения онлайн-курса сотрудники проходят тестирование, а затем практическую часть. Такой подход к отбору позволяет сотрудникам оценить свои силы и разобраться, действительно ли они готовы взять на себя новые обязанности.

Когда наставник завершает онлайн-обучение и получает практический опыт, мы приглашаем его на офлайн-обучение, что служит дополнительным этапом проверки. В некоторых случаях мы рекомендуем отказаться от этой роли, так как желание стать наставником должно соответствовать возможностям сотрудника. Обычно нам не приходится отсеивать кандидатов.

Читать также:

Онбординг персонала: ключевые шаги для успешного старта

Эффективный онбординг персонала — важный этап, который влияет на адаптацию новых сотрудников и повышение их производительности. Для того чтобы этот процесс прошел максимально гладко, стоит учесть несколько важных моментов заранее.

Во-первых, подготовьте необходимую документацию. Убедитесь, что все документы, необходимые для оформления нового сотрудника, готовы и доступны. Это поможет избежать задержек и создаст положительное первое впечатление о компании.

Во-вторых, разработайте план онбординга. Четкий план поможет новому сотруднику понять свои обязанности и ожидания. Включите в него информацию о компании, ее культуре, а также график встреч с ключевыми коллегами и руководством.

В-третьих, обеспечьте доступ к обучающим ресурсам. Подготовьте материалы, которые помогут новому сотруднику быстрее освоиться. Это могут быть учебные пособия, видеоуроки или внутренние инструкции. Наличие таких ресурсов способствует более быстрому погружению в рабочий процесс и повышает уверенность нового сотрудника.

Эти три шага помогут организовать качественный онбординг персонала, что, в свою очередь, положительно скажется на уровне вовлеченности и продуктивности новых сотрудников.

Как встроить наставничество в онбординг и адаптацию

Создание эффективной системы онбординга требует внимания к нескольким ключевым аспектам. Эксперты советуют придерживаться определенных рекомендаций, чтобы обеспечить успешную интеграцию новых сотрудников в компанию. Во-первых, важно разработать структурированный процесс, который включает четкие шаги и задачи для новых работников. Это поможет им быстрее адаптироваться к рабочей среде и понять свои обязанности.

Во-вторых, следует акцентировать внимание на создании положительного впечатления о компании. Это можно сделать через ознакомление с корпоративной культурой, ценностями и миссией. Таким образом, новые сотрудники смогут лучше понять, как их роль вписывается в общую картину.

Кроме того, важно обеспечить доступ к необходимым ресурсам и инструментам, которые помогут новичкам в их работе. Регулярное общение и поддержка со стороны руководителей и коллег также играют ключевую роль в успешном онбординге.

Наконец, не забывайте о необходимости сбора обратной связи от новых сотрудников о процессе онбординга. Это позволит выявить слабые места и улучшить программу для будущих работников. Следуя этим рекомендациям, вы сможете создать эффективную систему онбординга, способствующую повышению вовлеченности и производительности новых сотрудников.

• Продумайте методологию. Спикеры конференции советуют подойти к этому основательно и прописать матрицу компетенций наставников (то есть составить перечень их знаний, умений и навыков), критерии отбора, результаты работы и её регламент.

Определение зон ответственности является ключевым аспектом эффективного взаимодействия в команде. Важно четко разграничить обязанности наставников и руководителя новички. Наставники отвечают за обучение и адаптацию нового сотрудника, а также за его профессиональное развитие и поддержку в процессе освоения должности. Они помогают новичку разобраться в рабочих процессах, знакомят с корпоративной культурой и предоставляют необходимые ресурсы для успешного выполнения задач. Руководитель, в свою очередь, несет ответственность за общую организацию работы, постановку целей и оценку результатов деятельности сотрудника. Четкое понимание этих ролей способствует более эффективной интеграции новичков в команду и повышает общую продуктивность компании.

• Пропишите, как будет реализован проект и как его продвигать. От продвижения во многом зависит успех всей системы наставничества, так что стоит обратить на это особое внимание. «Важно запланировать, кто из руководителей будет поддерживать, будет ли он демонстрировать на своём примере, где он будет говорить о том, как в компании ценятся люди, которые выполняют эту функцию», — говорит Мария Мирова.

• Сформулируйте критерии формирования пар. Этот пункт спикеры отмечают как особенно важный. Правда, относится он больше к бадди, чем к наставникам-тренерам на местах. Как ни крути, а личная симпатия играет в человеческих отношениях огромную роль, и на то, появится ли эта симпатия, сильно влияет, как пройдёт знакомство новичка и его бадди. Если хорошенько продумать организацию встречи, а не бросать на самотёк, это поможет установить хороший контакт. «Очень важно, чтобы у человека, у пары — наставник и подопечный — возникла „химия“. А эта „химия“, как правило, возникает в первый момент взаимодействия. И нам как организаторам важно смоделировать, спланировать, помочь образоваться этой „химии“», — подчёркивает Мария Мирова.

• Дайте чёткие инструкции. Этот пункт актуален и для бадди, и для тех, кто учит новичков на местах: чем лучше сотрудники понимают свою роль и задачи, тем лучше с ними справятся. Ася Аракелян советует чётко прописывать, чему конкретно и в какие сроки наставник должен обучить подопечного, чтобы к этому регламенту или чек‑листу можно было вернуться в любой момент. Иначе без понимания спектра своих задач сотрудник вынужден будет импровизировать, как считает нужным.

• Организуйте техническое сопровождение. Чем удобнее организован процесс для всех его участников — тем лучше для компании, уверена Ася Аракелян. Именно поэтому для сопровождения онбординга и адаптации нужна удобная онлайн-платформа, считает она. К платформе также можно добавить план адаптации, где будет указан не только наставник, но и конкретные сотрудники, к которым стоит обратиться на каждом этапе или при получении новой задачи.

• Проконтролируйте процесс и результат. Конечно, контроль необходим не везде: если наставник или бадди искренне настроен помогать, а его задача — просто морально поддержать новичка, то и нет особого смысла так уж пристально следить за его работой. Но и бросать совсем на самотёк нельзя. А вот если наставник должен обучить новичка важным рабочим регламентам, то контроль особенно необходим.

Контроль над процессом важен для своевременной корректировки и выявления недостатков. По словам Яны Кизнер, спустя полгода может быть неясно, что происходит с наставниками: остаются ли они актуальными, осознают ли, чему должны обучать. Поэтому необходимо выстраивать четкую систему, которая будет обеспечивать постоянное обновление знаний и навыков наставников.

Отсутствие контроля в процессе наставничества может привести к серьезным последствиям для компании. Наставник и сотрудник могут сблизиться, развить дружеские отношения и обнаружить множество общих интересов. В результате они могут начать действовать вразрез с принципами отдела обучения и суть процесса наставничества. Это подчеркивает важность четкого контроля и реализации стратегий, направленных на поддержание профессиональных границ в отношениях между наставниками и подопечными.

Мария Мирова поделилась информацией о процессе онбординга в компании «Сбер». В первый рабочий день нового сотрудника его руководитель получает задачу в внутренней системе компании назначить бадди. Бадди выбирается из списка сотрудников подразделения на основе определенных критериев, таких как стаж работы в компании и оценка эффективности. После выбора бадди получает уведомление о назначении нового подопечного, а также чек-лист и ссылку на лендинг, где содержится информация о его роли, задачах и других аспектах наставничества. Эффективный онбординг в «Сбере» способствует быстрому адаптированию новых сотрудников и повышению их производительности.

В нашей компании новичкам предоставляется возможность назначить несколько бадди. Один из них будет знакомить с командой, рабочими процессами и коллегами, а другой, например, «технологический» бадди из сообщества Data Science, поделится своим опытом и спецификой работы. Это особенно важно для сотрудников, работающих удалённо, поскольку у них может быть один бадди в команде и другой, находящийся в их удалённой локации. Данная практика активно применяется руководителями для облегчения адаптации новых сотрудников.

Почему не стоит переоценивать возможности наставников

Наставник играет важную роль в обучении новичков, однако его возможности ограничены. Не следует перекладывать на него всю ответственность за адаптацию и обучение, а также задачи, которые должен решать непосредственный руководитель. Эффективное взаимодействие между наставником и руководителем является ключом к успешной интеграции нового сотрудника в команду, подчеркивает Яна Кизнер.

Чтение является важным аспектом нашей жизни. Оно не только развивает мышление, но и обогащает словарный запас и расширяет кругозор. В современном мире, где информация доступна в большом объеме, важно уделять внимание качественным источникам. Книги, статьи и научные исследования могут стать надежными спутниками в вашем образовательном пути. Регулярное чтение способствует улучшению концентрации и аналитических навыков, что особенно актуально в условиях быстро меняющегося информационного потока. Выбирайте литературу, которая соответствует вашим интересам и целям, и не забывайте делиться своими находками с другими. Чтение – это ключ к новым знаниям и возможностям.

• Реверсивное наставничество: как младшие специалисты учат старших
• Как создать в компании среду, вдохновляющую на обучение: советы и кейсы
• Как искать, развивать и мотивировать экспертов внутри компании