Бизнес Развитие #Статьи #Статьи

18 января, 2024

Excel. Как использовать все возможности программы одним нажатием кнопки

Excel помогает анализировать, систематизировать и визуализировать данные. Работа в этой программе может показаться сложной и запутанной, если не знать о горячих клавишах.

Microsoft Excel. Инструмент, без которого не обойтись при обработке большого объема данных

В Microsoft Excel собрано около 500 скрытых функций, и это не считая стандартных инструментов, которые знакомы большинству пользователей. Но изучать весь функционал не обязательно. 

Табличный процессор — именно так правильно называется этот тип программного обеспечения. Чаще всего его используют в работе бухгалтеры, экономисты, финансисты, маркетологи, работники складов и логистических компаний. С его помощью они анализируют результаты рекламных кампаний, формируют зарплатные ведомости, ведут бухгалтерский и налоговый учет, строят графики при составлении презентаций и бизнес-проектов, формируют базы работников, клиентов и товаров. Это универсальный инструмент, и разные специалисты используют разные функции программы. 

Значительно ускоряют и упрощают работу с электронными таблицами горячие клавиши. Они позволяют избавиться от постоянного переключения внимания на мышку, когда нужно отформатировать текст, выделить, скопировать или вырезать данные, вставить новую строку или столбец. С помощью горячих клавиш легко найти функции, которые глубоко спрятаны во вкладках и не загромождают и без того перегруженную панель инструментов дополнительными кнопками.

Прокачайте навыки работы с Excel для рабочих и личных задач со Skillbox. Вы изучите все полезные функции программы и сразу отработаете их на повседневных задачах.

Узнать больше

Основные группы горячих клавиш. Рассматриваем примеры

В Excel работают стандартные горячие клавиши Windows, а также общие для всего софта Microsoft. Например, клавиши форматирования текста, редактирование, сохранение, отмена последних изменений и их возвращение.

Но у Excel есть сотни специфических инструментов, которые можно найти и использовать из клавиатуры в пару нажатий. Поэтому горячие клавиши удобнее разделить на несколько групп: основные функциональные клавиши, форматирование текста, доступ к функциям и формулам, выделение и навигация по таблице, клавиши навигации, строки и столбцы. Рассмотрим каждую группу по отдельности.

Обратите внимание! Горячие комбинации клавиш в описании могут быть разделены:

 

  • запятой (,) — тогда клавиши нужно нажимать поочередно; 
  • знаком плюс (+) — все клавиши нужно нажимать одновременно по такой схеме: зажимаем и удерживаем первую кнопку, потом нажимаем вторую и третью.

Основные функциональные клавиши

Это стандартные функции редактирования и управления файлами, которые работают в офисных приложениях и интерфейсе операционной системы. Среди самых популярных функциональных сочетаний клавиш, которые облегчают работу в экселе можно отметить:

  • Ctrl + S. Стандартная комбинация для сохранения файла, которая позволяет быстро сохранить внесенные изменения. Такая опция особенно актуальна при работе с большими массивами данных, когда при высоких нагрузках возможны сбои и вылет программы во время работы.
  • Ctrl + N. Комбинация клавиш предназначена для создания новой книги с таблицами — так называется файл в Excel. Одна книга может содержать много отдельных листов с таблицами.
  • Ctrl + C. Стандартная функция, которая работает во многих приложениях, включая текстовые процессоры, фоторедакторы и проводник Windows. В экселе сочетание таких клавиш предназначено для копирования выделенного текста или ячеек. Если вы копируете массив ячеек, они будут вставлены в таком же виде на новом месте без нарушения структуры таблицы. Если скопированные ячейки скопировать в документ Word, то будет вставлена встроенная таблица экселя с сохранением форматирования и добавленных формул, а не только данные из нее.
  • Ctrl + X. Как и предыдущая комбинация, работает в проводнике и других офисных приложениях. Используется для того, чтобы вырезать выделенный текст или массив ячеек.
  • Ctrl + V. Горячие клавиши для вставки данных, скопированных или вырезанных с помощью комбинаций Ctrl + C, Ctrl + X или через меню с помощью клика правой кнопки мышки.
  • Ctrl + Z. Стандартное сочетание клавиш, которое работает не только в экселе, но и в другом софте. Позволяет быстро отменить последнее действие. Например, если вы случайно удалили введенные данные. При повторном нажатии будет отменено действие, предшествующее последнему и так далее. Отменять действия без ограничений можно до последнего ручного или автоматического сохранения.
  • Ctrl + Y. Это антагонист комбинации Ctrl+Z. Позволяет вернуть последнее действие, которое было отменено. Если до этого не было отмены действий, то при нажатии комбинации будет повторяться последний введенный символ.
  • Ctrl + P. Сочетание открывает страницу настроек печати или сразу выводит документ в печать, если подобная функция установлена в параметрах принтера.

Форматирование текста

В экселе можно не только менять шрифты и подчеркивать текст. В табличном процессоре ячейкам можно присвоить формат времени, даты, настроить вид отображения дробей. И с горячими клавишами сделать это намного удобнее — не нужно отрываться от вводимых данных. Это не только ускоряет работу, но и снижает вероятность ошибок при наборе. 

Комбинации форматирования работают в оба направления — позволяют применить к тексту выбранный формат и отменить его. Среди популярных горячих клавиш: 

  • Ctrl + B. Комбинация применяет к выделенному тексту параметр «полужирный». Если нажать это сочетание при вводе данных, то последующий текст будет полужирным.
  • Ctrl + I. Применяет к тексту параметр «курсив». Горячие клавиши можно использовать для выделенного текста или при вводе, не переключая внимание на мышь и панель инструментов.
  • Ctrl + U. Используется для параметра «подчеркнутый текст». Комбинация работает по такому же принципу, как и две предыдущие.
  • Ctrl + K. Открывает меню для настройки гиперссылки. Стандартные функции экселя позволяют добавить ссылку на любую страницу в интернете, привязать адрес электронной почты или конкретную ячейку в документе, в том числе и в других листах в текущей книге;
  • Ctrl + 1. Открывает меню «Формат ячеек». Позволяет применить к выбранной ячейке необходимый формат: общий, только число, денежный, время и дата, проценты, дроби, текстовый и пр. 

Его удобно использовать при формировании форм, отчетов и заполнении баз данных. Также к ячейке можно применять формат напрямую, используя комбинацию Ctrl + Shift + «функция»

# — формат даты; 

@ — времени; 

% — процент; 

! — числовая форма; 

~ — общий формат, 

$ — валюта.

Доступ к функциям и формулам

Это группа горячих клавиш, с помощью которых можно быстро вставить необходимую формулу или задействовать функцию для ячейки. Большинство горячих клавиш работают исключительно в Excel и не работают в других офисных приложениях. 

Сочетания клавиш, которые используются чаще всего:

  • F2 — альтернатива двойному клику левой кнопкой мыши по ячейке. Клавиша для перехода в режим редактирования ячейки. Если нажать эту клавишу, то в выделенной ячейке можно не только вводить, но и редактировать текст, перемещаться между словами, цифрами. При обычном вводе данных текст редактировать нельзя, а при нажатии стрелки вперед или назад можно будет выполнить переход на следующую или предыдущую ячейку.
  • = (равно) или + (плюс) или — (минус). Если один из этих символов нажать в пустой ячейке, то активируется ввод функции. Позволяет настроить автоматическое суммирование, вычитание для выделенных ячеек.
  • Shift + F3. Комбинация открывает меню для выбора функции. В экселе десятки всевозможных функций — от обычных арифметических операций до извлечения корня, автоматического вычета скидки и перевода десятичных данных в шестнадцатеричные или двоичные.
  • Alt + =. Автоматическое суммирование данных. По умолчанию активируется автосумма для ячеек, которые находятся выше. Но можно вручную выбрать область значений, выделяя нужные ячейки, используя комбинацию клавиш Shift + «стрелка».
  • Ctrl + ; (точка с запятой) и Ctrl + Shift + : (двоеточие). Такие сочетания позволяют вставить в ячейку текущую дату и время. Также к ячейке автоматически присваивается соответствующий формат.
  • Ctrl + E. Активация функции «флеш» (ред.: автоматическое заполнение данных). С ее помощью приложение самостоятельно заполнит данными столбец или строку на основании заданного шаблона. Это может быть расстановка дат или нумерация строк. Опция работает только в том случае, если заполнено достаточно большое количество ячеек в таблице, чтобы приложение могло определить шаблон.
  • Alt + F1. С помощью этой комбинации можно быстро создать диаграмму. Достаточно выделить нужные ячейки с информацией для построения графика и нажать горячие клавиши. После создания диаграммы остаются доступными некоторые настройки ее вида.
  • Ctrl + Shift + « (двойные кавычки, на кириллической раскладке — буква «Э»). Комбинация позволяет скопировать данные из ячейки, которая находится выше, и вставить их в активную ячейку, не используя мышку.
  • Alt, A, P, L, N. Вызов редактора Power Query, который работает только в десктопной версии для Windows. Инструмент позволяет автоматизировать вычисления и обработку данных.
  • Alt + F11. Вызов редактора VBA для записи макросов. В Excel можно самостоятельно запрограммировать определенные действия, используя встроенный язык Visual Basic. Возможности практически безграничны — можно создавать сценарии действия для определенных ситуаций и автоматизировать сложные бизнес-процессы. Функция доступна только в десктопной версии.

Выделение и навигация по таблице

Часто при обработке данных в экселе нужно выделить массив ячеек или быстро переместиться в начало, конец строки, столбца. Сделать это удобнее с помощью комбинаций клавиш, особенно если у вас большие таблицы на сотни, тысячи строк, столбцов. Некоторые комбинации могут работать и в других приложениях. Например, в Word.

Примеры горячих клавиш:

  • Ctrl + A. Сочетание выделяет всю рабочую область: таблицу или отдельный массив данных — действие зависит от того, какая выделена ячейка при нажатии.
  • Ctrl + ←, Ctrl + →, Ctrl + ↓, Ctrl + ↑. Комбинации используются для быстрого перемещения по таблице. Позволяют переместиться в начало или конец строки, столбца без необходимости использовать колесико на мышке для прокрутки книги.
  • Shift + ←, Shift + ↑, Shift + →, Shift + ↓. Одиночное нажатие комбинации выделяет одну ячейку в выбранном направлении. Чтобы быстро выделить большую область, нужно зажать кнопки и удерживать.
  • Shift + Ctrl + ←, Shift + Ctrl + ↑, Shift + Ctrl + →, Shift + Ctrl + ↓. Эти комбинации обычно используются при работе с большими массивами данных. Позволяют выделить всю строку или столбец за одно нажатие.

Клавиши навигации

Позволяют быстро переходить между рабочими листами, открывать, сохранять книгу, а также переключаться между вкладками на панели инструментов:

  • Ctrl + H и Ctrl + F. Первое сочетание вызывает окно «найти и заменить», второе — «найти». Используются, когда нужно быстро перейти к определенным данным. Инструмент доступен на панели задач. Но его можно быстро вызвать с помощью комбинации горячих клавиш.
  • Клавиши для навигации между вкладками на панели задач: Alt+F — файл, Alt+H — главная, Alt+N — вставка, Alt+P — макет страницы, Alt+M — формулы, Alt+A — данные, Alt+R — рецензирование», Alt+W — вид.
  • Ctrl + Tab — быстрое переключение между открытыми книгами в файле.

Строки и столбцы

Такие клавиши позволяют быстро выделить, добавить или удалить столбцы и строки, а также сгруппировать данные в ячейках и создать сводные таблицы. Эти комбинации будут полезны при вводе больших объемов данных и при редактировании форм, отчетов, баз данных.

Среди популярных сочетаний:

  • Ctrl + 0 или Ctrl + 9. У этих клавиш похожие функции. Они позволяют скрыть выбранные столбцы или строки. Чтобы снова отобразить скрытые данные, нужно использовать похожие комбинации: Ctrl + Shift + 0 или Ctrl + Shift + 9.
  • Ctrl + +. Иногда при вводе данных или редактировании уже готовых отчетов оказывается, что пропущена строка или столбец. В этом случае можно просто вставить дополнительную строку или столбец, используя указанную комбинацию. Если наоборот, нужно удалить, используется зеркальная комбинация: Ctrl + —. Если нажать комбинации в ситуации, когда ни один столбец или строка не выделены, то откроется окно с опциями добавления или удаления.

Полный список комбинаций можно посмотреть в меню «Справка». Его можно найти во вкладке «Справка» на панели инструментов или вызвать клавишей F1.

При этом обратите внимание, что горячие клавиши в Excel для MacOS и Windows/web-версии могут отличаться.

Как использовать горячие клавиши. Лайфхаки

В экселе доступно несколько сотен комбинаций для быстрого доступа к различным функциям приложения. Но запоминать сразу все не нужно. Редакция Skillbox.by советует для начала освоить наиболее частые функции. Например, копирование и вставку, отмену действия, форматирование текста полужирным, курсивом, сохранение и переход к редактированию ячейки. Легко будет запомнить быстрые клавиши для выделения и навигации. И когда эти комбинации будут отработаны до автоматизма, то можно постепенно усложнять задачу.

При изучении горячих клавиш помогут ассоциации. Например, некоторые комбинации быстрых клавиш связаны с названием. Подчеркивание активируется командой Ctrl + U, где U от английского названия «underline (подчеркивание)». 

Еще один способ, который помогает быстрее запомнить горячие клавиши — учить их группами. Как правило, принцип вызова функций для каждой группы похожий. У некоторых опций есть зеркальные сочетания. Например, удалить и добавить строку или столбец можно с помощью Ctrl + + и Ctrl + -. Комбинации вставки времени и вставки даты отличаются кнопкой Shift. Чтобы скрыть столбец, нажимаем Ctrl + 0, чтобы снова отобразить — Ctrl + Shift + 0.

Главное условие — начать пользоваться горячими клавишами. Поначалу будет казаться, что это непросто, и использование комбинаций наоборот замедляет работу. Но к их использованию можно быстро привыкнуть — буквально за несколько часов активной работы. И когда вы увидите, насколько это повышает продуктивность, стимул учить новые комбинации будет только расти.

Полезные ресурсы для изучения Excel от редакции Skillbox.by

Excel — продвинутый инструмент для анализа и обработки больших массивов данных. Его освоение — хороший способ прокачать карьеру и повысить свою ценность для работодателя. Это необходимость для небольших предпринимателей, которым приходится самостоятельно формировать накладные, вести учет по остатку, анализировать продажи, заполнять ведомости и формировать отчеты.

— Excel — это уже не преимущество, а база. Этот инструмент плотно вошел в нашу жизнь и работу, и я даже не представляю, в каких сферах его не используют сегодня. В работе он влияет на скорость выполнения задач, на их качество, соответственно, и на уровень вашей зарплаты. Умение анализировать данные в таблицах делает вас более востребованным специалистом — вы можете структурировать данные, генерировать гипотезы и вести планирование. Не менее полезен эксель и в быту — я веду там семейный бюджет, составляю сметы и формирую списки для семейных проектов, — делится продукт-маркетинг менеджер Skillbox Татьяна Ставпец. — В Skillbox есть несколько курсов по этим направлениям. Их разрабатывали топовые эксперты, они регулярно обновляются и востребованы на сегодня — вы сможете выбрать наиболее подходящую программу для себя. Вы изучите полезные функции Excel и сразу же отработаете их на повседневных задачах. Например, с помощью экселя научитесь планировать отпуска и праздники, составлять отчеты, считать личные и корпоративные бюджеты, визуализировать данные и строить прогнозы.

А чтобы вы могли ближе познакомиться с программой Excel, изучить ее возможности, редакция Skillbox.by подготовила для вас список полезных ресурсов.

Литература:

  • Джон Уокенбах «Excel 2019. Библия пользователя»;
  • Алексей Гладкий, Александр Чиртик «Excel. Трюки и эффекты»;
  • Джон Форман «Много цифр»;
  • Грег Харвей «Excel 2019 для чайников»;
  • Дмитрий Жаров «Финансовое моделирование в Excel»;
  • Конрад Карлберг «Бизнес-анализ с использованием Excel»;
  • Ратмир Вазинский «Статистические вычисления в среде Excel».

Интернет-ресурсы:

Осваивайте Excel с нуля до PRO со Skillbox

С нуля освоите программы Excel и Google Таблицы. Научитесь работать со сложными отчетами, визуализировать данные и строить прогнозы. В конце курса сделаете интерактивный дашборд.

Забрать доступ

Узнайте, какие профессии будут востребованы в сфере IT в 2024 году

Подробнее