Excel. Как использовать все возможности программы одним нажатием кнопки
Excel помогает анализировать, систематизировать и визуализировать данные. Работа в этой программе может показаться сложной и запутанной, если не знать о горячих клавишах.
Содержание:
Microsoft Excel. Инструмент, без которого не обойтись при обработке большого объема данных
В Microsoft Excel собрано около 500 скрытых функций, и это не считая стандартных инструментов, которые знакомы большинству пользователей. Но изучать весь функционал не обязательно.
Табличный процессор — именно так правильно называется этот тип программного обеспечения. Чаще всего его используют в работе бухгалтеры, экономисты, финансисты, маркетологи, работники складов и логистических компаний. С его помощью они анализируют результаты рекламных кампаний, формируют зарплатные ведомости, ведут бухгалтерский и налоговый учет, строят графики при составлении презентаций и бизнес-проектов, формируют базы работников, клиентов и товаров. Это универсальный инструмент, и разные специалисты используют разные функции программы.
Значительно ускоряют и упрощают работу с электронными таблицами горячие клавиши. Они позволяют избавиться от постоянного переключения внимания на мышку, когда нужно отформатировать текст, выделить, скопировать или вырезать данные, вставить новую строку или столбец. С помощью горячих клавиш легко найти функции, которые глубоко спрятаны во вкладках и не загромождают и без того перегруженную панель инструментов дополнительными кнопками.
Прокачайте навыки работы с Excel для рабочих и личных задач со Skillbox. Вы изучите все полезные функции программы и сразу отработаете их на повседневных задачах.
Узнать большеОсновные группы горячих клавиш. Рассматриваем примеры
В Excel работают стандартные горячие клавиши Windows, а также общие для всего софта Microsoft. Например, клавиши форматирования текста, редактирование, сохранение, отмена последних изменений и их возвращение.
Но у Excel есть сотни специфических инструментов, которые можно найти и использовать из клавиатуры в пару нажатий. Поэтому горячие клавиши удобнее разделить на несколько групп: основные функциональные клавиши, форматирование текста, доступ к функциям и формулам, выделение и навигация по таблице, клавиши навигации, строки и столбцы. Рассмотрим каждую группу по отдельности.
Обратите внимание! Горячие комбинации клавиш в описании могут быть разделены:
- запятой (,) — тогда клавиши нужно нажимать поочередно;
- знаком плюс (+) — все клавиши нужно нажимать одновременно по такой схеме: зажимаем и удерживаем первую кнопку, потом нажимаем вторую и третью.
Основные функциональные клавиши
Это стандартные функции редактирования и управления файлами, которые работают в офисных приложениях и интерфейсе операционной системы. Среди самых популярных функциональных сочетаний клавиш, которые облегчают работу в экселе можно отметить:
- Ctrl + S. Стандартная комбинация для сохранения файла, которая позволяет быстро сохранить внесенные изменения. Такая опция особенно актуальна при работе с большими массивами данных, когда при высоких нагрузках возможны сбои и вылет программы во время работы.
- Ctrl + N. Комбинация клавиш предназначена для создания новой книги с таблицами — так называется файл в Excel. Одна книга может содержать много отдельных листов с таблицами.
- Ctrl + C. Стандартная функция, которая работает во многих приложениях, включая текстовые процессоры, фоторедакторы и проводник Windows. В экселе сочетание таких клавиш предназначено для копирования выделенного текста или ячеек. Если вы копируете массив ячеек, они будут вставлены в таком же виде на новом месте без нарушения структуры таблицы. Если скопированные ячейки скопировать в документ Word, то будет вставлена встроенная таблица экселя с сохранением форматирования и добавленных формул, а не только данные из нее.
- Ctrl + X. Как и предыдущая комбинация, работает в проводнике и других офисных приложениях. Используется для того, чтобы вырезать выделенный текст или массив ячеек.
- Ctrl + V. Горячие клавиши для вставки данных, скопированных или вырезанных с помощью комбинаций Ctrl + C, Ctrl + X или через меню с помощью клика правой кнопки мышки.
- Ctrl + Z. Стандартное сочетание клавиш, которое работает не только в экселе, но и в другом софте. Позволяет быстро отменить последнее действие. Например, если вы случайно удалили введенные данные. При повторном нажатии будет отменено действие, предшествующее последнему и так далее. Отменять действия без ограничений можно до последнего ручного или автоматического сохранения.
- Ctrl + Y. Это антагонист комбинации Ctrl+Z. Позволяет вернуть последнее действие, которое было отменено. Если до этого не было отмены действий, то при нажатии комбинации будет повторяться последний введенный символ.
- Ctrl + P. Сочетание открывает страницу настроек печати или сразу выводит документ в печать, если подобная функция установлена в параметрах принтера.
Форматирование текста
В экселе можно не только менять шрифты и подчеркивать текст. В табличном процессоре ячейкам можно присвоить формат времени, даты, настроить вид отображения дробей. И с горячими клавишами сделать это намного удобнее — не нужно отрываться от вводимых данных. Это не только ускоряет работу, но и снижает вероятность ошибок при наборе.
Комбинации форматирования работают в оба направления — позволяют применить к тексту выбранный формат и отменить его. Среди популярных горячих клавиш:
- Ctrl + B. Комбинация применяет к выделенному тексту параметр «полужирный». Если нажать это сочетание при вводе данных, то последующий текст будет полужирным.
- Ctrl + I. Применяет к тексту параметр «курсив». Горячие клавиши можно использовать для выделенного текста или при вводе, не переключая внимание на мышь и панель инструментов.
- Ctrl + U. Используется для параметра «подчеркнутый текст». Комбинация работает по такому же принципу, как и две предыдущие.
- Ctrl + K. Открывает меню для настройки гиперссылки. Стандартные функции экселя позволяют добавить ссылку на любую страницу в интернете, привязать адрес электронной почты или конкретную ячейку в документе, в том числе и в других листах в текущей книге;
- Ctrl + 1. Открывает меню «Формат ячеек». Позволяет применить к выбранной ячейке необходимый формат: общий, только число, денежный, время и дата, проценты, дроби, текстовый и пр.
Его удобно использовать при формировании форм, отчетов и заполнении баз данных. Также к ячейке можно применять формат напрямую, используя комбинацию Ctrl + Shift + «функция»:
# — формат даты;
@ — времени;
% — процент;
! — числовая форма;
~ — общий формат,
$ — валюта.
Доступ к функциям и формулам
Это группа горячих клавиш, с помощью которых можно быстро вставить необходимую формулу или задействовать функцию для ячейки. Большинство горячих клавиш работают исключительно в Excel и не работают в других офисных приложениях.
Сочетания клавиш, которые используются чаще всего:
- F2 — альтернатива двойному клику левой кнопкой мыши по ячейке. Клавиша для перехода в режим редактирования ячейки. Если нажать эту клавишу, то в выделенной ячейке можно не только вводить, но и редактировать текст, перемещаться между словами, цифрами. При обычном вводе данных текст редактировать нельзя, а при нажатии стрелки вперед или назад можно будет выполнить переход на следующую или предыдущую ячейку.
- = (равно) или + (плюс) или — (минус). Если один из этих символов нажать в пустой ячейке, то активируется ввод функции. Позволяет настроить автоматическое суммирование, вычитание для выделенных ячеек.
- Shift + F3. Комбинация открывает меню для выбора функции. В экселе десятки всевозможных функций — от обычных арифметических операций до извлечения корня, автоматического вычета скидки и перевода десятичных данных в шестнадцатеричные или двоичные.
- Alt + =. Автоматическое суммирование данных. По умолчанию активируется автосумма для ячеек, которые находятся выше. Но можно вручную выбрать область значений, выделяя нужные ячейки, используя комбинацию клавиш Shift + «стрелка».
- Ctrl + ; (точка с запятой) и Ctrl + Shift + : (двоеточие). Такие сочетания позволяют вставить в ячейку текущую дату и время. Также к ячейке автоматически присваивается соответствующий формат.
- Ctrl + E. Активация функции «флеш» (ред.: автоматическое заполнение данных). С ее помощью приложение самостоятельно заполнит данными столбец или строку на основании заданного шаблона. Это может быть расстановка дат или нумерация строк. Опция работает только в том случае, если заполнено достаточно большое количество ячеек в таблице, чтобы приложение могло определить шаблон.
- Alt + F1. С помощью этой комбинации можно быстро создать диаграмму. Достаточно выделить нужные ячейки с информацией для построения графика и нажать горячие клавиши. После создания диаграммы остаются доступными некоторые настройки ее вида.
- Ctrl + Shift + « (двойные кавычки, на кириллической раскладке — буква «Э»). Комбинация позволяет скопировать данные из ячейки, которая находится выше, и вставить их в активную ячейку, не используя мышку.
- Alt, A, P, L, N. Вызов редактора Power Query, который работает только в десктопной версии для Windows. Инструмент позволяет автоматизировать вычисления и обработку данных.
- Alt + F11. Вызов редактора VBA для записи макросов. В Excel можно самостоятельно запрограммировать определенные действия, используя встроенный язык Visual Basic. Возможности практически безграничны — можно создавать сценарии действия для определенных ситуаций и автоматизировать сложные бизнес-процессы. Функция доступна только в десктопной версии.
Выделение и навигация по таблице
Часто при обработке данных в экселе нужно выделить массив ячеек или быстро переместиться в начало, конец строки, столбца. Сделать это удобнее с помощью комбинаций клавиш, особенно если у вас большие таблицы на сотни, тысячи строк, столбцов. Некоторые комбинации могут работать и в других приложениях. Например, в Word.
Примеры горячих клавиш:
- Ctrl + A. Сочетание выделяет всю рабочую область: таблицу или отдельный массив данных — действие зависит от того, какая выделена ячейка при нажатии.
- Ctrl + ←, Ctrl + →, Ctrl + ↓, Ctrl + ↑. Комбинации используются для быстрого перемещения по таблице. Позволяют переместиться в начало или конец строки, столбца без необходимости использовать колесико на мышке для прокрутки книги.
- Shift + ←, Shift + ↑, Shift + →, Shift + ↓. Одиночное нажатие комбинации выделяет одну ячейку в выбранном направлении. Чтобы быстро выделить большую область, нужно зажать кнопки и удерживать.
- Shift + Ctrl + ←, Shift + Ctrl + ↑, Shift + Ctrl + →, Shift + Ctrl + ↓. Эти комбинации обычно используются при работе с большими массивами данных. Позволяют выделить всю строку или столбец за одно нажатие.
Клавиши навигации
Позволяют быстро переходить между рабочими листами, открывать, сохранять книгу, а также переключаться между вкладками на панели инструментов:
- Ctrl + H и Ctrl + F. Первое сочетание вызывает окно «найти и заменить», второе — «найти». Используются, когда нужно быстро перейти к определенным данным. Инструмент доступен на панели задач. Но его можно быстро вызвать с помощью комбинации горячих клавиш.
- Клавиши для навигации между вкладками на панели задач: Alt+F — файл, Alt+H — главная, Alt+N — вставка, Alt+P — макет страницы, Alt+M — формулы, Alt+A — данные, Alt+R — рецензирование», Alt+W — вид.
- Ctrl + Tab — быстрое переключение между открытыми книгами в файле.
Строки и столбцы
Такие клавиши позволяют быстро выделить, добавить или удалить столбцы и строки, а также сгруппировать данные в ячейках и создать сводные таблицы. Эти комбинации будут полезны при вводе больших объемов данных и при редактировании форм, отчетов, баз данных.
Среди популярных сочетаний:
- Ctrl + 0 или Ctrl + 9. У этих клавиш похожие функции. Они позволяют скрыть выбранные столбцы или строки. Чтобы снова отобразить скрытые данные, нужно использовать похожие комбинации: Ctrl + Shift + 0 или Ctrl + Shift + 9.
- Ctrl + +. Иногда при вводе данных или редактировании уже готовых отчетов оказывается, что пропущена строка или столбец. В этом случае можно просто вставить дополнительную строку или столбец, используя указанную комбинацию. Если наоборот, нужно удалить, используется зеркальная комбинация: Ctrl + —. Если нажать комбинации в ситуации, когда ни один столбец или строка не выделены, то откроется окно с опциями добавления или удаления.
Полный список комбинаций можно посмотреть в меню «Справка». Его можно найти во вкладке «Справка» на панели инструментов или вызвать клавишей F1.
При этом обратите внимание, что горячие клавиши в Excel для MacOS и Windows/web-версии могут отличаться.
Как использовать горячие клавиши. Лайфхаки
В экселе доступно несколько сотен комбинаций для быстрого доступа к различным функциям приложения. Но запоминать сразу все не нужно. Редакция Skillbox.by советует для начала освоить наиболее частые функции. Например, копирование и вставку, отмену действия, форматирование текста полужирным, курсивом, сохранение и переход к редактированию ячейки. Легко будет запомнить быстрые клавиши для выделения и навигации. И когда эти комбинации будут отработаны до автоматизма, то можно постепенно усложнять задачу.
При изучении горячих клавиш помогут ассоциации. Например, некоторые комбинации быстрых клавиш связаны с названием. Подчеркивание активируется командой Ctrl + U, где U от английского названия «underline (подчеркивание)».
Еще один способ, который помогает быстрее запомнить горячие клавиши — учить их группами. Как правило, принцип вызова функций для каждой группы похожий. У некоторых опций есть зеркальные сочетания. Например, удалить и добавить строку или столбец можно с помощью Ctrl + + и Ctrl + -. Комбинации вставки времени и вставки даты отличаются кнопкой Shift. Чтобы скрыть столбец, нажимаем Ctrl + 0, чтобы снова отобразить — Ctrl + Shift + 0.
Главное условие — начать пользоваться горячими клавишами. Поначалу будет казаться, что это непросто, и использование комбинаций наоборот замедляет работу. Но к их использованию можно быстро привыкнуть — буквально за несколько часов активной работы. И когда вы увидите, насколько это повышает продуктивность, стимул учить новые комбинации будет только расти.
Полезные ресурсы для изучения Excel от редакции Skillbox.by
Excel — продвинутый инструмент для анализа и обработки больших массивов данных. Его освоение — хороший способ прокачать карьеру и повысить свою ценность для работодателя. Это необходимость для небольших предпринимателей, которым приходится самостоятельно формировать накладные, вести учет по остатку, анализировать продажи, заполнять ведомости и формировать отчеты.
— Excel — это уже не преимущество, а база. Этот инструмент плотно вошел в нашу жизнь и работу, и я даже не представляю, в каких сферах его не используют сегодня. В работе он влияет на скорость выполнения задач, на их качество, соответственно, и на уровень вашей зарплаты. Умение анализировать данные в таблицах делает вас более востребованным специалистом — вы можете структурировать данные, генерировать гипотезы и вести планирование. Не менее полезен эксель и в быту — я веду там семейный бюджет, составляю сметы и формирую списки для семейных проектов, — делится продукт-маркетинг менеджер Skillbox Татьяна Ставпец. — В Skillbox есть несколько курсов по этим направлениям. Их разрабатывали топовые эксперты, они регулярно обновляются и востребованы на сегодня — вы сможете выбрать наиболее подходящую программу для себя. Вы изучите полезные функции Excel и сразу же отработаете их на повседневных задачах. Например, с помощью экселя научитесь планировать отпуска и праздники, составлять отчеты, считать личные и корпоративные бюджеты, визуализировать данные и строить прогнозы.
А чтобы вы могли ближе познакомиться с программой Excel, изучить ее возможности, редакция Skillbox.by подготовила для вас список полезных ресурсов.
Литература:
- Джон Уокенбах «Excel 2019. Библия пользователя»;
- Алексей Гладкий, Александр Чиртик «Excel. Трюки и эффекты»;
- Джон Форман «Много цифр»;
- Грег Харвей «Excel 2019 для чайников»;
- Дмитрий Жаров «Финансовое моделирование в Excel»;
- Конрад Карлберг «Бизнес-анализ с использованием Excel»;
- Ратмир Вазинский «Статистические вычисления в среде Excel».
Интернет-ресурсы:
- Excel Campus — в блоге можно изучить основы работы с Excel, узнать о возможностях, инструментах и фишках программы;
- Справка и обучение по Excel (microsoft.com) — официальная страница Microsoft;
- exceljet.net — здесь собраны видео, полезные статьи, туториалы и гайды по работе с Excel;
- www.howtoexcel.org — блог, посвященный работе в Excel;
- Tutorials, videos, useful tips for Excel, Outlook and Google Sheets — блог магазина дополнений для Excel и Outlook, здесь можно найти много лайфхаков для работы;
- finances-analysis.ru — блог финансиста и программиста, где можно найти примеры и лайфхаки по работе с Excel.
Осваивайте Excel с нуля до PRO со Skillbox
С нуля освоите программы Excel и Google Таблицы. Научитесь работать со сложными отчетами, визуализировать данные и строить прогнозы. В конце курса сделаете интерактивный дашборд.
Забрать доступ