Основы тайм-менеджмента для управляющих дизайн-проектами

Содержание:

• Задачи, требующие тщательной организации и планирования
• Основные принципы эффективной работы
• Первостепенное значение имеет планирование
• Определение целей с использованием подхода SMART
• Эффективное применение методологии Scrum в управлении проектами
• Оптимизация процесса совещаний и мозговых штурмов
• Как обстоят дела с личными вопросами?
• Обзор наших предпочтений в области приложений для управления временем
• И в заключение

Задачи, требующие тщательной организации и планирования

Прежде всего, давайте обозначим ключевые задачи, с которыми сталкивается руководитель дизайн-проекта:

• Разрабатывать требования для дизайн-проекта и готовить техническое задание.
• Разрабатывать план действий и устанавливать крайние сроки для каждой стадии процесса разработки.
• Назначить цели и задачи каждому члену команды, который участвует в проекте.
• Взаимодействовать с клиентом, а также с руководством и участниками команды.
• Организовывать встречи для обсуждения и генерирования идей.
• Следить за процессом выполнения задач и при необходимости вносить изменения в стратегию действий.
• Еще один значимый аспект, который часто оказывается вне поля зрения, заключается в необходимости поддерживать комфортные условия труда для каждого участника команды, а также обращать внимание на общее настроение группы.

Если в процессе планирования задач происходит ошибка хотя бы по одному из указанных пунктов, это может привести к сбоям в сроках всего проекта. Например, представьте, что вы не отправили бриф заказчику в установленный срок или не напомнили ему о необходимости его заполнить. Затем вы задержали выгрузку задач, а после этого забыли переслать дизайнерам правки от клиента. Один единственный сбой может вызвать цепную реакцию, приводящую к последующим задержкам. В результате вся команда оказывается в ситуации ненормированного рабочего дня, сталкивается с выгоранием и не справляется с потоком работ по проектам.

В нашей статье вы сможете узнать о природе эмоционального выгорания, его основных причинах, а также о методах борьбы с этим состоянием.

Основные принципы эффективной работы

Чтобы не столкнуться с неудачами в управлении командой, необходимо строго придерживаться принципов тайм-менеджмента. В то время как фрилансеру, работающему в одиночку, достаточно определённого набора навыков, для продакт-менеджера или арт-директора задачи и требования совершенно иные, что требует адаптации подхода к планированию времени.

В нашей предыдущей статье, посвящённой тайм-менеджменту для фрилансеров, вы сможете узнать, как эффективно организовать своё время, работая на себя.

Александр Смирнов, бизнес-консультант и эксперт в области тайм-менеджмента для руководителей, советует следовать определённым принципам в профессиональной деятельности:

Работа арт-директора становится настоящим испытанием, поскольку сотрудники часто допускают множество ошибок, и их результаты оставляют желать лучшего. Важным аспектом является способность контролировать свои эмоции и позволять другим выявлять и исправлять недочёты. Ключевым моментом является поиск в команде тех, кому можно доверить выполнение определённых задач.

Владимир Зимин занимает пост директора по продуктам в компании Selfit.

Тем не менее, это всего лишь общие советы. Давайте более подробно разберем, как эффективно организовать командную работу, чтобы успевать выполнять все задачи.

Первостепенное значение имеет планирование

У успешного лидера всегда имеется четкий план действий — как на день, так и на неделю, а также для всего проекта в целом. Погружаясь в рабочий процесс, вы должны заранее определить, какие задачи планируете выполнить сегодня, а в завершение рабочего дня — оценить результаты своей деятельности. Для того чтобы планирование проходило эффективно, каждая задача должна обладать следующими характеристиками:

• приоритет;
• сроки выполнения;
• ответственный;
• ясно обозначенные партнёры по исполнению;
• перечень ресурсов, которые понадобятся для успешного выполнения задачи.

Формируйте иерархию задач: если проект значительных масштабов, делите его на более мелкие подзадачи. Важно помнить, что одной из ключевых функций руководителя проекта является грамотное распределение ролей и задач внутри команды дизайнеров. Обратите внимание на то, чтобы ваши сотрудники не испытывали чрезмерной нагрузки и не сталкивались с выгоранием. Заранее уточняйте, сколько времени они готовы уделить каждой задаче.

В процессе долгосрочного планирования можно воспользоваться дорожной картой проекта, или roadmap, которая представляет собой инфографику, наглядно отображающую этапы работы, сроки выполнения и порядок действий. Однако, когда дело доходит до практического исполнения задач, более эффективно будет применять гибкие методы распределения времени и задач с использованием специализированных планировочных приложений. Подробности о таких инструментах мы предоставим в заключительной части статьи.

Определение целей с использованием подхода SMART

Данный подход может использоваться для определения как личных, так и профессиональных целей. Основная идея заключается в том, что каждая цель должна соответствовать следующим критериям:

S ― специфический ― определённый.

Цель должна иметь четко сформулированный результат, а также включать всех участников, которые необходимы для её достижения.

К примеру, для разработки веб-сайта интернет-магазина потребуется привлечь двух дизайнеров и одного программиста. Возможно, также потребуется помощь иллюстратора.

M ― это сокращение от термина «измеримая».

Каждая цель должна быть снабжена определенными критериями, позволяющими оценить её успешность, будь то в числовом выражении или в качественных характеристиках.

Прототип сайта должен включать в себя 10 страниц, среди которых обязательно присутствует главная, а также быть представлен в двух вариантах — для настольных компьютеров и мобильных устройств.

A — осуществимой.

Важно проверить, что поставленная цель действительно достижима и что на пути к её реализации не существует никаких препятствий, таких как финансовые, временные или ресурсные ограничения. В случае, если такие ограничения присутствуют, их следует сначала устранить или обсудить с заказчиком.

К примеру, клиент требует, чтобы доработка сайта была завершена в течение двух недель. Оценив необходимые трудозатраты, вы осознаете, что у вас недостаточно кадров для выполнения этой задачи. В данной ситуации вам необходимо предложить заказчику альтернативу: либо продлить сроки выполнения работы, либо увеличить бюджет, чтобы можно было привлечь дополнительных специалистов.

R ― это важный, значимый.

Для достижения успеха цель должна приносить пользу как отдельному проекту, так и организации в целом.

К примеру, вы можете выбрать проект по сниженной цене по сравнению с обычными расценками, однако фирма, с которой вы будете сотрудничать, предоставит вам качественный пример для вашего портфолио.

T ― это термин, обозначающий ограниченность во времени.

Каждая задача должна иметь установленный срок выполнения или определённое количество рабочих дней, отведённых для её реализации.

В данном вопросе нет сомнений. Сроки выполнения задач являются ключевыми в управлении временем.

Для меня методология SMART всегда была надежным инструментом. Это относится как к очевидным ситуациям — когда мы ставим новую задачу, она должна быть осуществимой, измеримой и соответствовать другим критериям аббревиатуры, так и к запуску нового продукта. На первый взгляд может показаться, что в этом случае мы не можем ничего изменить или установить конкретные сроки, ведь продакт-менеджерам предстоит работать в условиях значительной неопределенности. Тем не менее, когда проект начинает обретать форму, метод SMART становится полезным чек-листом, с помощью которого можно следить за своим прогрессом и оценивать достижения. Мы достигли стадии, когда способны четко формулировать продуктовые цели? Прекрасно. Нам необходимо научиться оценивать результаты? Здорово. У нас есть сложности с установкой реалистичных задач? Это тоже отличная возможность для роста.

Алексей Бородкин занимает должность лидера продуктовой команды в Ozon.

Согласно подходу SMART, необходимо формулировать как общие цели проекта, так и задачи для его отдельных фаз. Использование SMART-целей существенно упрощает процесс планирования времени, так как каждая задача формулируется четко, с определенными показателями, которые необходимо достичь, и установленными сроками выполнения.

Чтобы узнать больше о том, как распределять задачи с использованием метода SMART, ознакомьтесь с нашей статьей.

Эффективное применение методологии Scrum в управлении проектами

Данный подход способствует более продуктивному контролю над текущими задачами. Scrum предлагает делить проектную работу на короткие временные рамки, известные как спринты.

Методология помогает преобразовать хаотичное «блуждание в океане неопределённости» в упорядоченное передвижение от одного этапа к следующему. В составе моей команды находятся пять дизайнеров, каждый из которых задействован на аутстаффе в рамках трех различных проектов. Все эти проекты реализуются с применением методологии Scrum.

Владимир Сайков занимает позицию дизайн-лидера в компании Pinkman.

Каждый спринт может охватывать несколько связанных задач и продолжается от одной до четырёх недель. По завершении спринта команда обязана представить готовое решение. Сначала это решение рассматривается внутри группы, а затем передаётся клиенту.

Этапы разработки и сроки выполнения могут быть изменены на основе результатов спринта и отзывов от клиента. К примеру, в процессе создания дизайна веб-сайта можно выделить следующие спринты:

• концепция визуального оформления и пользовательского опыта для демонстрации клиенту;
• макет основной страницы;
• макеты страниц товаров;
• разработка интерфейса главного экрана;
• оформление страниц товаров;
• разработка адаптивного дизайна;
• вёрстка;
• передача макета и сопроводительной документации команде разработчиков.

Мы пришли к следующей модели работы: продуктовый владелец устанавливает приоритеты для разработки и сообщает, что примет участие в предстоящем груминге. Затем дизайнеры создают макеты и, если это необходимо, проводят демонстрации для всей команды, после чего представляют свои работы на груминге для оценки. Далее макеты передаются в разработку. В ходе этого процесса некоторые элементы могут быть удалены, а другие — добавлены. Так продолжается в каждом спринте. Со временем дизайнеры начинают лучше понимать структуру процесса и самостоятельно обеспечивают его стабильность. В результате я, как руководитель дизайна, трачу меньше времени на управление процессами и могу сосредоточиться на других важных задачах.

Владимир Сайков занимает должность руководителя отдела дизайна в компании Pinkman.

На каждом этапе устанавливаются ориентировочные сроки выполнения, однако они могут изменяться в зависимости от итогов спринта. К примеру, в процессе работы с командой был создан прототип главной страницы, но заказчик решил внести дополнительные пункты в техническое задание. В результате, сроки для представления остальных прототипов пересматриваются, и с заказчиком согласовываются новые временные рамки.

В рамках подхода Scrum контроль за прогрессом чаще всего осуществляется с помощью маркерной доски, расположенной в студии в хорошо заметном месте. Эта доска разделена на три основные колонки: «Запланировано», «В работе» и «Сделано». При этом задачи с высоким приоритетом размещаются в верхней части. Такой метод позволяет визуально отслеживать выполнение задач и оптимизировать время, распределяя их по степени важности в момент их добавления.

Использование маркерной доски основывается на японском подходе к управлению процессами разработки, известном как Kanban. Основная идея этого метода заключается в принципе «своевременного выполнения». Задачи, поступающие в проект, фиксируются в отдельном списке, из которого каждый разработчик может выбрать необходимую задачу. При этом процесс работы над проектом остается открытым и доступным для всех участников команды.

Оптимизация процесса совещаний и мозговых штурмов

Основная цель продакт-менеджера или арт-директора заключается в том, чтобы наладить эффективное взаимодействие как с командой, так и с клиентами. Многие арт-лидеры подчеркивают, что именно обсуждения занимают наибольшее количество времени. В связи с этим мы подготовили ряд советов, которые помогут сделать переговоры и мозговые штурмы более результативными:

Что делать, если время, отведенное на обсуждение, истекло, а вы не успели осветить все запланированные вопросы? С опытом приходит понимание того, сколько времени стоит выделять на каждую задачу. Если остались только несколько мелких моментов, можно немного задержаться и обсудить их. Однако, если количество нерешенных вопросов значительно, скорее всего, вы запланировали слишком много для одной встречи, и лучше будет отложить оставшиеся темы на следующий раз.

Как обстоят дела с личными вопросами?

Для успешного управления временем необходимо уделять внимание не только профессиональным обязанностям, но и личной жизни. В идеале стоит интегрировать в свой распорядок занятия физической или творческой деятельностью, чтобы избежать выгорания и обеспечить себе возможность переключения. Однако, если подобные занятия пока не доступны, начните с того, чтобы четко ограничить свои рабочие часы.

У меня существует определённое правило: любые сообщения, приходящие в мессенджеры в пятницу вечером, я откладываю до понедельника. Я осознаю, что если начну отвечать на них сейчас, то рискую увязнуть в экране телефона, в то время как нужно уделить время сыну. Поэтому в выходные я занимаюсь решением рабочих вопросов лишь в тех случаях, когда это заранее запланировано. Кроме того, я стараюсь структурировать свой график: например, с 9 до 19 часов я обособляю время для деловых встреч. Все остальные обращения происходят крайне редко и только по предварительной договорённости.

Владимир Зимин занимает должность директора по продуктам в компании Selfit.

Такой подход не только способствует восстановлению сил и отдыху, но и позволяет повысить эффективность работы. Если у вас есть четкий дедлайн, например, завершение задания до 19:00, это поможет сократить количество отвлекающих факторов, таких как просмотр мемов с котиками, заходы в социальные сети или выполнение менее значительных задач.

Профессия продуктового дизайнера или арт-директора зачастую сопряжена с высоким уровнем стресса и требует постоянного нахождения в офисе, а также значительного времени за компьютером. В связи с этим особенно важно находить время для отдыха и переключения. Психолог и эксперт по продуктивности Питер Шаллард утверждает, что неспособность отвлекаться от рабочих вопросов во время перерывов может привести к накоплению этих проблем, что, в свою очередь, скажется на вашей эффективности. Вот несколько способов, которые он рекомендует для полноценного отдыха от работы:

Обзор наших предпочтений в области приложений для управления временем

• Trello – это один из наиболее известных инструментов для управления задачами, который функционирует на основе методологии канбан. С его помощью легко формулировать задачи, прикреплять нужные документы и назначать ответственных за выполнение каждого элемента плана.

Цены на услуги: базовый тариф доступен без оплаты и подходит для небольших команд, не превышающих 20 сотрудников. Более продвинутые тарифные планы начинаются с 5 долларов за каждого пользователя в месяц.

• Notion — это замечательный инструмент, разработанный на основе концепции low-code-платформ. С его помощью вы можете самостоятельно организовать рабочее пространство для вашей команды, добавив туда задачи, CRM-системы, сценарии и прочие необходимые инструменты. Одним из его преимуществ является возможность полной настройки под ваши нужды. Однако стоит отметить, что интерфейс не имеет русскоязычной версии, и для эффективной работы с сервисом необходимо разобраться в его основах.

Цена: существует бесплатная версия, которая накладывает ограничения на количество загрузок и позволяет участвовать не более чем пяти пользователям. Платные варианты начинаются с 5 долларов в месяц за каждого пользователя.

• Todoist — это практичный инструмент для планирования, который подойдет тем, кто не является поклонником метода канбан-досок. В этом сервисе есть возможность организовывать проекты, включая подзадачи, устанавливать фильтры, задавать приоритеты и добавлять метки для удобства. При входе в приложение вы увидите список проектов слева, а справа — задачи, относящиеся к выбранному проекту. Интерфейс сервиса интуитивно понятен, что делает его доступным даже для тех, кто только начинает осваивать планирование.

Цена: безвозмездно — для команд, состоящих из не более пяти участников, и с возможностью работы над пятью активными проектами. Платная подписка начинается с 229 рублей в месяц.

• Asana — это платформа, предназначенная для эффективного стратегического управления задачами. Каждый член команды имеет возможность отслеживать свои задания и сроки их выполнения, в то время как продакт-менеджер или арт-директор могут следить за общим процессом реализации проектов. На главном экране представлены планы и текущие стадии выполнения задач. Для новичков, впервые работающих с подобными инструментами, Asana может показаться несколько запутанной, но со временем пользователи полностью адаптируются к её функционалу.

Цена: начальный тариф, предлагающий широкий спектр возможностей, предоставляется безвозмездно. Платные варианты начинаются с 10,99 доллара в месяц за одного пользователя.

• «Битрикс24» представляет собой российскую платформу для управления задачами, которая позволяет настраивать рабочее пространство как в формате канбан-доски, так и в виде традиционного планировщика. Это удобное и легко воспринимаемое приложение включает в себя функцию «Живая лента», функционирующую аналогично новостной ленте в социальных сетях.

Цена на услуги составляет ноль рублей для пользователей с объемом хранилища до 5 ГБ. Платные планы стартуют от 1990 рублей ежемесячно.

Ценовая политика: базовый тариф абсолютно бесплатен и подходит для небольших групп до 20 участников. Более продвинутые тарифные планы начинаются с 5 долларов за каждого пользователя в месяц.

Цена: существует бесплатная версия, которая накладывает ограничения на количество загрузок и число участников, не превышающее пяти человек. Платные тарифы начинаются от 5 долларов за пользователя в месяц.

Цена: безвозмездно ― для команд, состоящих из максимум пяти человек, и с возможностью ведения до пяти активных проектов. Платная подписка начинается с 229 рублей в месяц.

Цена: основной тариф, обладающий широким спектром возможностей, предоставляется безвозмездно. Платные варианты начинаются с 10,99 доллара в месяц за каждого пользователя.

И в заключение

Умение организовывать свое время имеет для арт-директора и продакт-дизайнера огромное значение. Руководитель проекта играет ключевую роль в деятельности команды, ведь именно от него зависит, насколько эффективно будет происходить взаимодействие и выполнение задач. Неправильные расчеты сроков, ошибки в планировании этапов и совещаний могут привести к тому, что вся команда окажется под давлением из-за сжатых дедлайнов. Если же удастся правильно наладить рабочий процесс, это поспособствует более быстрой и продуктивной работе команды, её развитию и способности справляться с более сложными проектами. В этом немалую роль сыграете именно вы.

Читайте также:

• Беседа с Кириллом Блюминым, дизайнером продуктов компании Skysmart.
• Работа продуктовой команды в «Тинькофф» организована с акцентом на взаимодействие, эффективность и инновации. Команда состоит из специалистов, которые объединяют свои усилия для достижения общих целей, связанных с разработкой и улучшением продуктов.

  Важным аспектом является активное сотрудничество между членами команды, что позволяет учитывать различные точки зрения и опыт. Регулярные встречи и обсуждения помогают поддерживать связь и оперативно реагировать на изменения в требованиях и предпочтениях пользователей.

  Кроме того, команда ориентируется на анализ данных и обратной связи, что способствует принятию обоснованных решений. Использование методик гибкой разработки позволяет оперативно адаптировать процессы в зависимости от текущих потребностей и результатов тестирования.

  В «Тинькофф» ценят креативность и инициативу сотрудников, что создает атмосферу, способствующую генерации новых идей. В результате, продуктовая команда активно работает над созданием решений, которые отвечают запросам клиентов и соответствуют стратегическим целям компании.

• Взаимодействие между дизайнером и арт-директором в компании Wildberries представляет собой важный аспект творческого процесса. Арт-директор, как правило, отвечает за общее видение и стратегию визуального представления бренда, в то время как дизайнер сосредотачивается на реализации конкретных идей и концепций.

  В этой динамичной среде арт-директор задает направление, определяя стилистические и концептуальные рамки, в которых должен работать дизайнер. Он помогает установить стандарты качества и стиля, а также обеспечивает согласованность всех визуальных материалов. Дизайнер, в свою очередь, использует свое мастерство и креативность для воплощения этих установок на практике, создавая уникальные и привлекательные элементы, которые соответствуют заданным критериям.

  Эффективное сотрудничество между ними включает постоянный обмен мнениями и идеями, что позволяет находить оптимальные решения и адаптироваться к быстро меняющимся требованиям рынка. Это взаимодействие не только обогащает конечный продукт, но и способствует профессиональному росту обоих специалистов, позволяя им учиться друг у друга и развивать свои навыки.

  Таким образом, симбиоз арт-директора и дизайнера в Wildberries обеспечивает создание качественного визуального контента, который помогает компании выделяться среди конкурентов и привлекать внимание клиентов.