Стратегическая сессия для команды образовательного проекта: зачем нужна и как провести / Skillbox Media

Содержание:

• Что такое стратегическая сессия
• Как подготовиться к стратегической сессии
• Как проходит сама стратегическая сессия
• Тайминг: сколько нужно времени на стратегическую сессию
• Как закрепить результаты
• Какая специфика есть у стратегических сессий в образовательных командах

Эксперт в области образования и консалтинга, соосновательница Sunrise Montessori School в Москве, а также автор телеграм-канала «Sunrise EdCare», посвященного поддержке руководителей образовательных учреждений. В своей деятельности она активно делится опытом и знаниями, помогая развивать и улучшать образовательные процессы.

Перед началом каждого нового периода, будь то календарный год в компаниях или учебный год в образовательных учреждениях, важно проводить стратегическое планирование. Это позволяет организациям заранее определить цели и задачи, а также выработать пути их достижения. Потребность в таком планировании может возникнуть и в середине года, особенно в ситуациях кризиса или застоя, когда необходимо внести изменения для улучшения ситуации. Стратегическое планирование помогает не только адаптироваться к изменениям, но и эффективно использовать ресурсы, минимизируя риски и максимизируя возможности для роста и развития.

Стратегическая сессия является эффективным инструментом для масштабного планирования и подходит для любой рабочей команды. В этой статье мы рассмотрим, как организовать стратегическую сессию, а также её преимущества для команд, занимающихся образовательными проектами. Вы получите четкий механизм проведения стратегической сессии в вашей команде, что поможет улучшить планирование и повысить результаты работы.

Что такое стратегическая сессия

Стратсессия представляет собой важную встречу рабочей команды, на которой участники обсуждают стратегические направления развития проекта, определяют цели и способы их достижения. В ходе обсуждения часто выявляются проблемы, которые могут препятствовать успешной реализации проекта. Устранение этих препятствий является ключевым для достижения поставленных целей. Стратсессия включает в себя синхронизацию мнений, осмысление текущей ситуации, достижение договорённостей и детальное планирование последующих шагов. Эффективная стратсессия способствует созданию общего видения и укреплению командного духа, что значительно повышает шансы на успешное выполнение проекта.

Стратегическая сессия отличается от обычного рабочего собрания или совещания масштабом своей цели. Она проводится для долговременного планирования. Обычно такие сессии организуются в начале или в конце календарного года, а также в начале или конце учебного года для команд образовательных проектов. Однако могут быть организованы и внеочередные стратегические сессии, если происходят резкие изменения во внешней или внутренней ситуации бизнеса. Эти собрания позволяют команде переосмыслить свою стратегию и адаптироваться к новым условиям, что делает их важным инструментом для достижения долгосрочных целей.

Во-вторых, формат стратсессии отличается тем, что каждый участник команды имеет возможность предложить свои идеи. В ходе обсуждения команда выбирает лучшие из них и фиксирует для дальнейшего использования. Встреча проходит по заранее установленному плану и включает специальные упражнения. Модератор-фасилитатор обеспечивает равное участие всех членов команды, чтобы мнения не повторялись. Основная цель стратсессии заключается не только в сборе идей, но и в достижении согласия, что позволяет сформировать конкретный план действий.

Разберем эти два аспекта более подробно.

Стратегическая сессия, как следует из её названия, связана с долгосрочным планированием. Стратегия не ограничивается ближайшими задачами; это план, рассчитанный на год и более. Основная цель стратегической сессии — определить текущее положение (точка A) и обозначить желаемые результаты на будущее (точка B). Такой подход позволяет организациям не только оценить свои достижения, но и выработать четкий путь к поставленным целям. Эффективно проведенная стратегическая сессия способствует созданию основ для успешного развития и реализации бизнес-стратегий.

Примеры возможных «точек Б» включают в себя: достижения поставленных целей, улучшение финансового положения, развитие карьеры, укрепление здоровья, создание гармоничных отношений, получение новых знаний и навыков, а также обретение внутреннего спокойствия и счастья. Каждая из этих точек представляет собой результат, к которому стремится человек, и служит важным ориентиром в его жизни. Определение своей «точки Б» позволяет сфокусироваться на важных аспектах и разработать четкий план действий для их достижения.

• Хотим удвоить доход.
• Хотим выйти на рынок другой страны.
• Планируем запустить новую линейку продуктов или услуг.
• Хотим масштабироваться или запустить франшизу.

Конкретные цели способствуют концентрации усилий команды и формируют ясную стратегию для достижения результатов. Четкое определение задач позволяет избежать неопределенности и направляет коллектив на эффективное выполнение поставленных целей.

Стратсессия представляет собой коллективный процесс, в котором участвует не только руководитель и коуч, но вся команда. Для достижения намеченной «точки Б» важно, чтобы у всех членов команды было общее видение и понимание текущей ситуации. Совместное обсуждение и творчество создают более сильное видение, нежели директивный подход, при котором команда просто следует указаниям руководства. Такой процесс способствует повышению вовлечённости команды и формирует более устойчивую стратегию для достижения целей.

На первый взгляд может показаться, что в небольшой команде, состоящей из друзей и родственников, которые часто участвуют в частных образовательных проектах, все уже находятся на одной волне. Однако это заблуждение. Я хочу объяснить, почему регулярные стратегические сессии необходимы. Даже в тесном кругу важно периодически собираться для обсуждения целей, планов и методов работы. Это помогает выявить скрытые проблемы, улучшить коммуникацию и создать общее понимание задач. Стратегические сессии способствуют развитию команды и повышают эффективность работы, позволяя каждому участнику внести свой вклад в общее дело.

Я имею опыт работы в командах разных размеров, от многотысячных до небольших групп, включая коллективы из трех человек. Важно понимать, что даже в маленькой команде требуется время для выстраивания общего фокуса и согласования стратегий. В командах из 10-20 человек разнообразие точек зрения становится еще более заметным. Даже в малых коллективах могут возникать скрытые проблемы в отношениях и коммуникации, которые препятствуют единому пониманию и совместному движению к целям. Эффективная команда требует внимания к внутренним взаимодействиям, чтобы обеспечить продуктивность и гармонию в работе.

Стратегическая сессия предоставляет возможность глубоко проанализировать текущую ситуацию, определить ключевые цели и разработать эффективные стратегии для их достижения. Это уникальный формат, который способствует совместной работе команды, позволяет выявить сильные и слабые стороны бизнеса, а также оценить внешние угрозы и возможности. В ходе сессии участники могут обменяться идеями, выработать общую стратегию и согласовать дальнейшие шаги, что способствует более слаженной работе и повышению эффективности бизнеса. Стратегическая сессия является важным инструментом для формирования видения и направления развития компании.

• Синхронизацию. Люди начинают говорить в общем контексте, а не каждый про своё.
• Не только сами конкретные цели, но и понимание этих целей участниками команды. Появляется ясная всем «точка Б» — куда именно вы идёте.
• План действий. Люди представляют себе, что делать сегодня и завтра, чтобы попасть в «точку Б» через год.
• Обострение ситуаций. В процессе часто всплывают подспудные конфликты интересов, недосказанности, личные напряжения. Лучше пусть всё это проявится в конструктивной обстановке, чем продолжит тлеть и фонить в работе.
• Эмоциональное единение команды — ощущение синхронизации и взаимопонимания, доверия. Всё это — основа здоровой культуры, особенно в образовательных проектах, где «люди — это всё».

Эффективность стратегической сессии напрямую зависит от размера и структуры команды. В случае небольших образовательных проектов с численностью до 30 человек рекомендуется приглашать всех или почти всех участников. Оптимальное количество участников для успешного проведения стратегической сессии составляет 30-40 человек. Это число позволяет обеспечить активное участие и обмен идеями, что критически важно для достижения целей сессии.

При выборе сотрудников для обязательного приглашения следует учитывать два ключевых критерия. Во-первых, это профессиональные навыки и опыт, которые кандидат приносит в команду. Во-вторых, важна способность работать в команде и адаптироваться к корпоративной культуре. Эти факторы помогут определить, кто из сотрудников наиболее ценен для участия в проекте или мероприятии. Уделяя внимание этим критериям, можно сформировать эффективную и продуктивную команду.

• По должности — зовём тех, кто занимает важную позицию и влияет на процессы.
• По горизонтам — зовём тех, с кем планируется долгосрочное сотрудничество, кто видит себя в команде надолго.

Применение обоих критериев в небольшом коллективе охватывает практически всю команду. Это положительный аспект, так как чем больше сотрудников участвует в сессии, тем более сбалансированными становятся принимаемые решения. Высокая степень вовлеченности каждого члена команды в разработку стратегии повышает вероятность ее успешной реализации, а не игнорирования. Активное участие сотрудников способствует формированию единого подхода, что в конечном итоге приводит к более эффективному выполнению поставленных целей и задач.

Существует распространенное заблуждение, что разработкой стратегии должны заниматься исключительно управленцы, методисты и ведущие педагоги. Однако ассистенты, кураторы и обычные администраторы также играют ключевую роль в этом процессе. На самом деле именно эти сотрудники обладают уникальной экспертностью и практическим опытом, которые могут быть незамеченными для других. Они работают на самом «заземленном» уровне и могут выявлять важные аспекты, которые не всегда видны на более высоком уровне управления. Во время стратегических сессий их мнение может инициировать значительные изменения и сдвиги в развитии организации. Важно вовлекать всех сотрудников в процесс стратегического планирования для достижения более комплексного и эффективного результата.

В обычных условиях сотрудники редко выражают свои мысли и идеи. Это происходит из-за отсутствия формальной возможности для коммуникации с руководством компании. Отсутствие такого канала взаимодействия может привести к недопониманию и недостаточной вовлеченности сотрудников в процессы принятия решений. Создание открытой среды для обсуждения мнений и предложений может значительно улучшить корпоративную культуру и повысить эффективность работы команды.

Работники, занятые рутинными задачами, чаще всего сталкиваются с выгоранием. Это происходит из-за отсутствия разнообразия в их деятельности. Вместо того чтобы тратить ресурсы на постоянный поиск новых сотрудников и их адаптацию, компании могли бы направить эти средства на развитие своих сотрудников и улучшение рабочих процессов. Это не только повысит эффективность работы, но и укрепит командный дух и лояльность работников.

На третьем году работы частной начальной школы Sunrise, в которой я являлась соосновательницей, возникла необходимость провести стратегическую сессию. Основным вопросом стало: «В чём заключается наша главная идея?». Целью сессии было формулирование миссии и ценностей, а также их интеграция в операционную деятельность, маркетинг и повседневную жизнь коллектива. Мы тщательно подобрали участников: в обсуждении принимали участие ключевые сотрудники и те, кто давно работает в команде. Исключили временных работников, которые были в школе только один учебный год, а также тех, у кого контракт подходил к завершению. Такой подход позволил глубже проанализировать внутренние процессы и выработать стратегию, соответствующую нашей миссии и ценностям.

Стратегическую сессию организует и управляет модератор. Это может быть приглашённый профессиональный фасилитатор, но также эту роль может взять на себя руководитель или один из ключевых сотрудников, если у них есть опыт в фасилитации, а в компании существует благоприятная атмосфера (отсутствие напряжения и положительное восприятие модератора со стороны коллег). Основные задачи модератора включают в себя: управление процессом обсуждения, обеспечение вовлечённости всех участников и поддержание конструктивного диалога. Эффективный модератор помогает команде достигать поставленных целей, направляя обсуждение и обеспечивая соблюдение регламента. Успех стратегической сессии во многом зависит от навыков фасилитации, поэтому выбор модератора — ключевой момент в подготовке к мероприятию.

• создать безопасное, бережное пространство для работы (чтобы люди откровенно высказывались);
• управлять тематической рамкой сессии, не отвлекаясь от плана обсуждения и ведя команду к результату.

Свой и внешний модератор на стратегической сессии: преимущества и недостатки

При проведении стратегической сессии выбор модератора играет ключевую роль в успехе мероприятия. Существуют два основных типа модераторов: внутренние, то есть свои, и внешние. Каждый из них имеет свои плюсы и минусы, которые стоит учитывать при организации сессии.

Свой модератор, как правило, хорошо знаком с организацией и её культурой. Это позволяет ему быстро наладить контакт с участниками, а также лучше понимать внутренние процессы и нюансы. Однако недостатком может стать предвзятость и отсутствие объективности. Внутренний модератор может быть менее склонен к критике существующих подходов и решений, что может ограничить возможности для качественного обсуждения и поиска новых идей.

С другой стороны, внешний модератор может привнести свежий взгляд и независимость в процесс. Его опыт работы с разными компаниями позволяет применять лучшие практики и подходы. Однако недостатком является отсутствие глубокого понимания специфики вашей компании, что может привести к недопониманию или неэффективному управлению обсуждениями.

Таким образом, выбор между своим и внешним модератором зависит от целей стратегической сессии, состава участников и ожидаемых результатов. Важно взвесить все плюсы и минусы, чтобы обеспечить наиболее эффективную работу сессии и достичь поставленных целей.

Пример стратегической сессии, проведенной в частной начальной школе Sunrise, где я являлась соосновательницей, иллюстрирует важность определения основополагающих ценностей и миссии образовательного учреждения. На третьем году работы школы возникла необходимость четко сформулировать главную идею. Целью сессии стало уточнение миссии и ценностей, а также их интеграция в операционные процессы, маркетинг и повседневную жизнь коллектива. В состав участников были включены ключевые сотрудники и те, кто долгое время работал в команде. Мы решили не приглашать временных сотрудников, которые работали лишь один учебный год, а также тех, чьи контракты уже подходили к завершению. Это позволило сосредоточиться на тех, кто действительно понимает и разделяет ценности школы, что критически важно для успешной реализации стратегий и достижения поставленных целей.

Как подготовиться к стратегической сессии

Эффективная стратегическая сессия требует тщательной подготовительной работы. Качество этой подготовки напрямую влияет на результаты сессии. Чем более детально проработан каждый этап подготовки, тем выше вероятность успешного достижения поставленных целей на сессии.

При разработке долгосрочной стратегии на сессии важно заранее провести анализ рынка и оценку удовлетворенности клиентов. Это создаст основу для дальнейшей работы. Например, если цель заключается в увеличении выручки, модератор может начать с представления ключевых результатов анализа рынка. После мозгового штурма он сможет сопоставить предложенные идеи с реальной ситуацией, что поможет исключить нереалистичные предложения и доработать перспективные идеи с учетом существующих условий и ограничений. Часто сессия строится вокруг SWOT-анализа, который позволяет определить позиции компании на рынке, а также её сильные и слабые стороны, возможности и угрозы. Эти данные являются фундаментом для постановки конкретных целей. В случае приглашения внешнего модератора, ответственность за сбор информации ложится на вас.

Важно заранее провести анкетирование сотрудников, чтобы выявить их мнение о ключевых достижениях команды за год, а также понять, что стоит сохранить и что следует изменить. Кроме того, стоит узнать, каким они видят проект в будущем. На основе собранных ответов можно выделить наиболее частые и значимые идеи, которые станут основой для дальнейшей работы и обсуждения на сессии. Это позволит создать более эффективную стратегию развития и вовлечь сотрудников в процесс принятия решений.

В кейсе стратегической сессии для команды частной школы Sunrise анкетирование дало возможность модератору заранее собрать формулировки миссии и ценностей школы из 15 пунктов. Этот документ был разослан участникам перед сессией и стал основой для дальнейшего обсуждения. Подобный подход не только упрощает процесс подготовки, но и способствует более продуктивному обмену мнениями во время сессии, что в свою очередь помогает сформировать более четкое видение и цели учебного заведения.

Проведение индивидуальных встреч с ключевыми сотрудниками команды, состоящей из 30 человек и менее, является важным шагом перед стратсессией. На этих встречах следует объяснить каждому участнику цель предстоящего мероприятия и подчеркнуть значимость их личного участия. Важно задать вопрос о том, что каждый участник хотел бы получить от сессии и в каких условиях они будут считать её успешной. Это не только поможет лучше понять ожидания сотрудников, но и создаст атмосферу вовлеченности. Если стратсессию проводит внешний модератор, он может предварительно пообщаться с участниками без присутствия руководителя, что способствует более откровенному обмену мнениями.

На стратегической сессии важно учесть, что сотрудники ожидают конкретных рабочих задач, вытекающих из совместно разработанной стратегии. Необходимо выделить время для декомпозиции планов, чтобы каждый отдел получил четкие действия. Если возникнет необходимость в синхронизации между отделами, стоит сосредоточиться на согласовании позиций, чтобы избежать ситуации, когда каждый понимает задачу по-своему и выполняет её по-своему. Кроме того, в процессе обсуждения могут всплыть скрытые конфликты и проблемы, которые без разрешения могут сделать любую стратегию неэффективной. В таких случаях может потребоваться корректировка целей сессии, направив её на поиск решений для данных проблем. Это позволит создать более согласованную и продуктивную рабочую атмосферу, что, в свою очередь, повысит шансы на успешную реализацию стратегии.

Отказ от предварительных встреч может привести к тому, что участники стратегической сессии не будут понимать её цели и их ожидаемую роль, особенно если это ваше первое мероприятие подобного рода. В результате встреча может свестись к обсуждению текущих дел вместо фокусировки на стратегическом планировании. Кроме того, предварительные беседы играют важную роль в знакомстве сотрудников с модератором, особенно если он приглашённый фасилитатор, и помогают установить доверительные отношения, что критически важно для успешного проведения сессии.

При проведении стратегической сессии с приглашённым внешним модератором, лидеру команды – будь то собственник, директор или другой ключевой игрок, отвечающий за продвижение проекта – следует уделить внимание индивидуальной встрече с модератором. Возможно, потребуется не одна, а несколько встреч. Не стоит экономить время на этом этапе: глубина вашего общения значительно повлияет на успешность стратегической сессии. Модератор должен понять ваши ожидания и долгосрочное видение проекта, включая представление о желаемом результате («точке Б»), а также о приоритетных ценностях, процессах и результатах. Это поможет сформировать четкую стратегию и достичь поставленных целей.

В ходе стратегической сессии, когда команда будет определять «точку Б», модератору необходимо сопоставлять высказываемые идеи с вашим видением как лидера. В противном случае, если команда и лидер будут двигаться в разных направлениях, сессия потеряет свою эффективность и смысл. Важно, чтобы все участники работали в едином русле, что позволит достичь поставленных целей и обеспечить успешное развитие проекта.

На этапе подготовки стратегической сессии крайне важно внимательно продумать организационные детали. Например, нецелесообразно начинать сессию в 9 утра — лучше выбрать более позднее время, чтобы участники были отдохнувшими и готовы к продуктивному обсуждению. Необходимо обеспечить наличие перекусов и обеда, чтобы участники не отвлекались на голод и могли сосредоточиться на разработке стратегии проекта. Также стоит подготовить сценарии для коротких перерывов и эмоциональной разрядки, что поможет поддерживать высокий уровень концентрации и вовлеченности на протяжении всей сессии.

Как проходит сама стратегическая сессия

Существует множество сценариев, однако мой основной вариант обычно выглядит следующим образом.

Открывая стратегическую сессию, модератор начинает с установления целей и ожиданий. Он представляет повестку дня, акцентируя внимание на ключевых темах для обсуждения. Модератор создает атмосферу открытого диалога, поощряя участников делиться своими мнениями и идеями. Важным аспектом является управление временем, чтобы все запланированные вопросы были рассмотрены. Модератор следит за тем, чтобы дискуссия оставалась конструктивной и целенаправленной, что способствует более эффективному принятию решений и достижению поставленных целей. В завершение сессии модератор подводит итоги, фиксируя основные выводы и определяя дальнейшие шаги для участников.

• Озвучивает цели дня, напоминает, зачем все собрались. Например: «Чтобы сформулировать миссию и ценности нашего проекта». Или: «Чтобы продумать стратегию для роста выручки в два раза».
• Просит участников ещё раз озвучить свои ключевые запросы.
• Устанавливает рабочие правила: не перебивать, говорить от первого лица (давать «Я-сообщения»), уважать мнение других, минимизировать отвлечения от сессии (телефоны — только при необходимости).
• Описывает структуру и тайминг дня: блоки работы, кофе-брейки, обед, финальное завершение.

На стратегических сессиях часто применяются различные методы для организации обсуждения. Например, устанавливают правило поднятия руки перед выступлением или используют клубочек, который передают участникам по кругу для поочередного высказывания. В некоторых случаях участники могут свободно вступать в разговор. Однако ключевым моментом является активное вовлечение всех участников, включая тех, кто обычно предпочитает молчать. Модератору стоит напрямую обратиться к таким людям, спросив: «Каково ваше мнение? Нам важно услышать вашу точку зрения».

Следующим шагом является ресурсный блок. Модератор предлагает команде вспомнить и назвать вдохновляющие события, моменты радости и профессионального удовлетворения, произошедшие за последний год или другой период. Это могут быть праздники, особенно удачные дни или значимые достижения проекта, такие как победа в конкурсе. Также важно обсудить личные успехи участников, например, прогресс в обучении. Необходимо выделить, за что коллеги ценят свой проект и команду в целом.

Некоторые могут считать это ненужным, однако это ключевой прием, так как он имеет значительное значение для достижения успешных результатов.

• такие совместные воспоминания снимают напряжение, создают хороший настрой и эмоциональную связанность в команде;
• это хороший и несложный повод подтолкнуть каждого участника начать говорить во время стратсессии;
• сами воспоминания о хорошем могут стать основой для осознанного выбора, что команде стоит сохранить в будущем.

Модератору следует зафиксировать на флипчарте или в онлайн-доске, такой как Miro, все упомянутые положительные моменты, особенно те, которые повторяют несколько участников. Это поможет выделить ключевые идеи. После этого стоит задать вопрос: «Что из этого вы хотели бы сохранить для дальнейшей работы?» Такой подход способствует созданию продуктивной атмосферы и позволяет участникам фокусироваться на важных аспектах обсуждения.

На стратегической сессии в школе Sunrise участники отметили важность теплой атмосферы в коллективе и возможности для глубокой гуманистической работы с детьми без давления внешнего контроля и необходимости отчетности. Эти аспекты являются ключевыми для дальнейшего развития школы и должны быть сохранены.

На данном этапе важно определить образ желаемого будущего на срок в один, два или три года. Для этого можно применять различные методики, в зависимости от ваших навыков и предпочтений.

• постановка целей по OKR и SMART;
• классические подходы к целе- и смыслополаганию;
• свободная фасилитация на основе озвученных на индивидуальных встречах запросов команды и собственника.

Процесс обсуждения не имеет универсального шаблона, так как его построение зависит от конкретной команды и контекста. Модератор или руководитель должен выбрать подходящие инструменты для достижения целей встречи. Основная задача заключается в том, чтобы эффективно контролировать рамки обсуждения, сохраняя фокус на теме и плане, при этом оставаясь гибким в выборе методов и соблюдении временных ограничений. Эффективная модерация способствует продуктивному взаимодействию команды и позволяет достигать поставленных целей.

Формат разработки стратегии зависит от множества факторов, включая цели бизнеса, целевую аудиторию, ресурсы и конкурентное окружение. Важно учитывать, какой подход будет наиболее эффективным для достижения желаемых результатов. Например, стратегию можно формировать на основе анализа данных, обратной связи от клиентов или текущих рыночных тенденций. Кроме того, необходимо учитывать внутренние и внешние условия, которые могут повлиять на реализацию стратегии. Правильный выбор формата позволит оптимизировать процесс и повысить вероятность успешного выполнения поставленных задач.

• видения и амбиций лидера;
• информации, собранной на предварительных индивидуальных встречах с участниками команды;
• количества участвующих в сессии людей и уровня их подготовленности (например, педагоги — всё-таки не менеджеры и, скорее всего, далеки от инструментов бизнес-планирования);
• времени, выделенного на сессию, — у кого-то бывает один трёхчасовой блок,а у кого-то — и по две пятичасовых сессии.

Процесс выдвижения и обсуждения идей организуется на сессиях различными способами, однако наиболее эффективный метод включает несколько простых шагов. Сначала модератор предоставляет участникам несколько минут на формулирование собственных идей или целей. Затем каждый участник по очереди озвучивает свои мысли, в то время как модератор фиксирует их на доске или флипчарте. В результате формируется длинный список идей, который затем группируется по темам, таким как методические задачи, клиентский сервис и внутренние процессы. После этого команда обсуждает приоритеты и проводит голосование за наиболее значимые пункты. Лидер команды также имеет возможность добавить свои ключевые предложения. Такой структурированный подход способствует эффективному мозговому штурму и помогает выявить наиболее важные аспекты для дальнейшего обсуждения и реализации.

Во время обсуждений крайне важно использовать визуализацию, так как она служит якорем для коллективной памяти. Модератору необходимо систематизировать все высказанные идеи, обобщая их и фиксируя наглядно для всей команды. Эффективным инструментом для этого могут стать флипчарты и онлайн-доски. Если ведущий владеет навыками скрайбинга или умеет создавать интеллект-карты, это значительно улучшит процесс. Записи, сделанные во время стратегической сессии, окажутся полезными не только в момент обсуждения, но и в будущем. Сохранившаяся визуализация позволит восстановить контекст через недели или месяцы, что существенно повысит эффективность дальнейшей работы команды.

Узнайте больше:

Фасилитация – это ключевой элемент для достижения продуктивной работы в группах. В данной статье мы рассмотрим девять эффективных техник фасилитации, которые помогут улучшить взаимодействие участников и повысить качество принимаемых решений.

Первая техника – создание безопасной атмосферы. Участники должны чувствовать себя комфортно, чтобы открыто выражать свои мысли и идеи. Это поможет снизить уровень стресса и повысить уровень вовлеченности.

Вторая техника – активное слушание. Важно не только слышать, но и понимать собеседника. Это включает в себя задавание уточняющих вопросов и перефразирование услышанного, что способствует лучшему усвоению информации.

Третья техника – использование визуальных материалов. Графики, схемы и диаграммы помогают участникам лучше воспринимать информацию и структурировать свои мысли.

Четвертая техника – работа с конфликтами. Конфликты могут возникать в любой группе, и важно уметь их конструктивно разрешать. Для этого можно использовать методики, которые помогают выявить интересы сторон и находить компромиссы.

Пятая техника – создание повестки дня. Четко определенные цели и задачи встречи обеспечивают сосредоточенность участников и помогают избежать отвлечений.

Шестая техника – вовлечение всех участников. Каждому члену группы должно быть предоставлено время для высказания своего мнения. Это способствует более полному охвату темы и выявлению различных точек зрения.

Седьмая техника – использование таймера. Ограничение времени на обсуждение каждой темы помогает поддерживать динамику встречи и способствует более эффективному использованию времени.

Восьмая техника – подведение итогов. Важно фиксировать ключевые выводы и решения, чтобы участники могли вернуться к ним в будущем.

Девятая техника – обратная связь. После завершения встречи полезно собрать мнения участников о процессе. Это поможет улучшить будущие встречи и повысить уровень фасилитации.

Применение этих техник фасилитации позволит значительно повысить продуктивность работы в группах и улучшить качество совместных решений.

Модератору и руководителю важно сохранять реализм, когда цели, предлагаемые командой, звучат вдохновляюще, но на практике могут оказаться неподъемными. Например, резкий рост выручки, удвоение цен, внедрение международной программы и полная перестройка методической и маркетинговой стратегии в течение одного года — это задачи, требующие тщательной оценки. В таких ситуациях необходимо задать команде откровенный вопрос: «Сможем ли мы это сделать? Или это приведет к выгоранию?» Такой подход поможет избежать перегрузки и сосредоточиться на достижении реалистичных и достижимых целей.

Важно не только сформулировать «точку Б», но и определить измеримые показатели, которые помогут понять, достигнута ли цель. В некоторых случаях это довольно просто, например, если цель заключается в удвоении выручки или повышении удовлетворённости клиентов. Однако часто команды сталкиваются с трудностями при формулировке более сложных и расплывчатых целей, особенно если это их первый опыт стратегической сессии. К примеру, можно услышать такую цель: «Педагоги и ассистенты находятся в ресурсе, при этом качество образовательного процесса остаётся высоким». Но что именно подразумевается под «в ресурсе»? Если задать этот вопрос каждому участнику, можно обнаружить, что у каждого своё понимание этого термина. Поэтому важно не только устанавливать цели, но и уточнять их, чтобы все участники имели единое представление о том, что нужно достичь. Это поможет создать четкие и достижимые ориентиры для команды и повысит эффективность работы.

Для достижения поставленных целей необходимо сформулировать их в ясной и конкретной форме, избегая абстрактных обобщений. Чёткие и точные формулировки помогают лучше понять, чего именно нужно достичь, и упрощают процесс планирования и реализации задач.

На стратегической сессии школы Sunrise, целью которой было определение миссии и ценностей, мы провели тщательный анализ текущих потребностей и ожиданий нашей образовательной организации. Участники обсудили ключевые аспекты, касающиеся философии обучения и воспитания, а также сформулировали основные принципы, которые будут руководствоваться в нашей работе. Это позволит не только укрепить внутреннюю структуру школы, но и улучшить взаимодействие с учениками и их родителями. Результаты сессии станут основой для дальнейшего развития и реализации стратегических планов, направленных на повышение качества образования и создание комфортной образовательной среды.

• из множества вариантов отобрали ключевые смыслы;
• убрали то, что показалось лишним;
• в итоге сформулировали финальный вариант миссии, а ценности разобрали подробно и из 15 пунктов выделили главные: профессионализм и ответственность, лёгкость и радость, уважение и принятие — и расшифровали (конкретизировали) их;
• через неделю мы провели стратегические сессии для малых групп по направлениям (администрация, отдел маркетинга и сотрудники, работающие с детьми и родителями) чтобы заземлить ценности до практической работы: от приёма новых учеников и разрешения конфликтов до HR-процессов. С детьми эти ценности также потом обсудили на кругах, переводя в понятные для них примеры.

Определив основные цели, важно детализировать их до конкретных задач. Для этого целесообразно разделить группу на мини-команды, каждая из которых возьмёт на себя одну из целей, соответствующую её функциональности. Мини-команды должны разработать шаги для реализации поставленных задач. В завершение результаты обсуждения представляются на флипчартах, и команда совместно вносит дополнения. Этот подход помогает прояснить идеи и преобразовать их в четкий план действий.

В конце стратегической сессии команда должна выйти с четкими и понятными целями. Участники должны иметь ясное представление о дальнейшем пути развития проекта и о своих индивидуальных задачах. Ключевым результатом сессии станет согласование стратегии, которая позволит эффективно двигаться к поставленным целям. Также важно, чтобы каждый член команды понимал свою роль и ответственность в реализации стратегии, что повысит уровень вовлеченности и ответственности. Стратегическая сессия должна завершиться формированием плана действий, который будет служить ориентиром для команды в будущем.

• с 1–3 стратегическими целями (в зависимости от периода планирования и масштаба целей);
• чётким списком задач по каждой цели (и по возможности с декомпозицией задач по подразделениям);
• если позволяет время — то и с личной приоритетной задачей для каждого участника в контексте общих задач.

В рамках работы с школой Sunrise команда наметила конкретные шаги по улучшению процессов. Маркетологи предложили пересмотреть годовой календарь событий, учитывая сформулированные ценности учебного заведения. Также было решено обновить процесс онбординга для новых учеников и их семей, а также переработать внешние бренд-материалы. Эти изменения направлены на повышение привлекательности школы и улучшение взаимодействия с родителями и учениками.

В рамках стратегических сессий других команд можно выделить несколько примеров. В частности, команда детского сада столкнулась с проблемой, заключающейся в том, что в классах определён спектр задач для всей группы детей, но не для каждого сотрудника по отдельности. Это привело к тому, что каждый работник не осознавал своих конкретных обязанностей, и личная ответственность оказалась размыта. Мы определили эту проблему как ключевую точку для улучшения и сформулировали цель: «Все сотрудники, работающие с детьми, чётко понимают свою зону ответственности».

Цель была конкретизирована в виде задач:

• создать реальные должностные инструкции;
• разместить чек-листы по подготовке группы к работе;
• системно поднять качество онбординга новых сотрудников;
• ввести еженедельные внутренние планёрки (очно в рабочее время, а не по вечерам и в чатах);
• для ведущих педагогов провести мини-тренинги по управлению командой.

Во время стратегической сессии онлайн-школы, находящейся на этапе активного роста, было установлено, что наибольшую эффективность в продажах демонстрирует методист, обладающий глубокими знаниями о продукте, а не менеджер по продажам. Это выявление стало важной вехой для дальнейшего развития бизнеса. В результате была поставлена цель: увеличить выручку на определённую сумму в течение года. В связи с этим были сформулированы конкретные задачи, направленные на достижение поставленной цели.

• увеличить маркетинговую воронку;
• повысить конверсию на этапе продаж;
• разработать и внедрить программу обучения продавцов, чтобы они тоже детально знали продукт.

Во время стратегической сессии может возникнуть чувство перегруженности. В таких случаях целесообразно запланировать дополнительную сессию для пересмотра приоритетов, оценки доступных ресурсов и распределения задач по времени. Важно определить, какие задачи являются первоочередными, а какие могут подождать. Это позволит более эффективно организовать рабочий процесс и достичь поставленных целей.

В финале стратегической сессии важно задать вопрос: что произойдет после выполнения всех запланированных задач? Ответы на этот вопрос помогают команде увязать цели с личной мотивацией, а также понять, зачем это необходимо каждому участнику, проекту в целом и учащимся. Это создает более глубокую связь между задачами и конечным результатом, что способствует успешному достижению поставленных целей.

Чтение является важной частью нашей жизни и может существенно повлиять на наше развитие. Книги, статьи и другие материалы расширяют наш кругозор, помогают лучше понимать мир и себя. Регулярное чтение способствует улучшению когнитивных способностей, развитию критического мышления и обогащению словарного запаса.

Современные технологии предлагают множество способов для доступа к литературе: электронные книги, аудиокниги и онлайн-ресурсы. Это делает чтение более доступным и удобным. Важно выбирать разнообразные жанры и темы, чтобы поддерживать интерес и постоянно обучаться.

Независимо от того, читаете ли вы художественную литературу, научные статьи или специализированные блоги, старайтесь выделять время для чтения каждый день. Это станет не только полезной привычкой, но и источником вдохновения и новых идей. Читайте и развивайтесь, открывая для себя новые горизонты.

Книжная полка: «Коактивный коучинг» — работа Генри Кимси-Хауса, Карен Кимси-Хаус и других авторов. Эта книга является важным ресурсом для тех, кто интересуется коучингом и личностным развитием. В ней подробно рассматриваются принципы коактивного коучинга, который фокусируется на взаимодействии коуча и клиента. Авторы делятся практическими методами и техниками, позволяющими улучшить эффективность коучинга и достичь значительных результатов. «Коактивный коучинг» станет полезным пособием как для начинающих коучей, так и для опытных специалистов, стремящихся углубить свои знания и навыки.

На стратегической сессии в школе Sunrise участники отметили важность тёплой атмосферы в коллективе и возможность проводить глубокую гуманистическую работу с детьми без давления внешнего контроля и необходимости составления отчётов. Эти аспекты являются ключевыми и должны быть сохранены для дальнейшего развития образовательного процесса.

На стратегической сессии школы Sunrise, целью которой было определить миссию и ценности образовательного учреждения, мы провели глубокую работу. Мы обсудили ключевые аспекты, которые отражают нашу философию и подход к обучению. В результате совместного мозгового штурма были выявлены основные принципы, которые будут направлять нашу деятельность. Мы стремимся создать атмосферу, способствующую развитию личности каждого ученика, формированию творческого подхода и критического мышления. Наша миссия заключается в том, чтобы вдохновлять и поддерживать детей на пути к знаниям и самореализации, обеспечивая качественное образование и всестороннее развитие.

• из множества вариантов отобрали ключевые смыслы;
• убрали то, что показалось лишним;
• в итоге сформулировали финальный вариант миссии, а ценности разобрали подробно и из 15 пунктов выделили главные: профессионализм и ответственность, лёгкость и радость, уважение и принятие — и расшифровали (конкретизировали) их;
• через неделю мы провели стратегические сессии для малых групп по направлениям (администрация, отдел маркетинга и сотрудники, работающие с детьми и родителями) чтобы заземлить ценности до практической работы: от приёма новых учеников и разрешения конфликтов до HR-процессов. С детьми эти ценности также потом обсудили на кругах, переводя в понятные для них примеры.

Тайминг: сколько нужно времени на стратегическую сессию

Сессии могут различаться по длительности в зависимости от сложности запросов и ожиданий команды, количества участников и их уровня подготовки. В классическом офлайн-формате сессия обычно длится два дня по четыре часа, чаще всего в выходные, при условии тщательной предварительной подготовки. Расписание каждого дня я формирую следующим образом: два часа работы, обед, после чего ещё два часа работы. Тайминг выглядит примерно так:

• вступительная часть — 15 минут;
• ретроспектива — 45–60 минут;
• основная часть — 120–150 минут;
• завершение — 30–60 минут.

Чтобы избежать рутины, следует проводить сессии в нестандартной обстановке. Рекомендуется арендовать конференц-зал, коворкинг или антикафе. Важно, чтобы выбранное пространство было просторным и насыщенным естественным светом и свежим воздухом. Это поможет создать более продуктивную и вдохновляющую атмосферу для работы.

Онлайн-формат общения требует применения новых подходов, так как многие испытывают так называемую Zoom-усталость. При взаимодействии через экран мозг утомляется быстрее, чем во время личных встреч. В связи с этим, рекомендуется использовать различные стратегии для повышения эффективности онлайн-коммуникации.

• сессионный день разбивать на более короткие рабочие блоки по полтора часа с длинными перерывами между ними (до 40 минут);
• между двумя сессионными днями желательно сделать паузу (то есть второй день встречи провести не на следующий день, а через день).

Как закрепить результаты

После проведения сессии модератор подготавливает письменное резюме, которое затем передается руководителю для дальнейших действий. Важно, чтобы этот документ не остался без внимания. Наиболее серьезная угроза после вдохновляющей стратегической сессии заключается в том, что могут не быть предприняты никакие действия, и все останется прежним. Поэтому необходимо в конце сессии согласовать регулярные прогресс-встречи, которые помогут отслеживать выполнение поставленных целей и задач. Это позволит обеспечить движение вперед и сделать все запланированные идеи реальностью.

• как часто будут проходить эти прогресс-встречи (достаточно раз в один-два месяца);
• кто за них отвечает (назначается конкретный человек или роль — например, координатор, администратор или лидер подразделения).

Прогресс-встречи являются эффективным инструментом для поддержания фокуса на достижении целей, а не простым бюрократическим форматом. Они помогают командам оценивать результаты, анализировать текущие задачи и корректировать стратегию в зависимости от изменений в проекте. Регулярные прогресс-встречи способствуют открытой коммуникации, повышают ответственность участников и ускоряют процесс принятия решений. Таким образом, эти встречи становятся важным элементом успешного управления проектами и достижения поставленных целей.

Какая специфика есть у стратегических сессий в образовательных командах

В процессе проведения стратегических сессий в различных командах я отметила несколько характерных особенностей, присущих небольшим образовательным организациям, таким как частные школы, детские сады и небольшие онлайн-проекты. Эти особенности важно учитывать для повышения эффективности стратегического планирования. Команды в таких организациях часто сталкиваются с ограниченными ресурсами и необходимостью гибко реагировать на изменения в образовательной среде. Поэтому важно создать атмосферу открытости и доверия, где каждый участник может внести свой вклад в общую стратегию. Учет этих нюансов позволит не только улучшить взаимодействие внутри команды, но и сформировать четкие и достижимые цели, что в свою очередь приведет к успешной реализации образовательных программ.

Небольшие образовательные команды создаются на основе семейных ценностей, идей и общего мировоззрения. В таких коллективах трудятся люди, которые искренне увлечены своей работой, проявляя высокую степень эмпатии и вовлеченности. Их мотивация заключается не только в финансовом вознаграждении, но и в поиске внутреннего смысла, а также в желании внести значимый вклад в общее дело. Эти команды отличаются взаимопониманием и поддержкой, что способствует созданию позитивной атмосферы и эффективному сотрудничеству.

Участники команды обладают высокой чувствительностью к формулировкам, обратной связи и интонации общения. Поэтому важно проводить модерирование стратегической сессии с особой осторожностью. Правильный подход к коммуникации может значительно повлиять на атмосферу и результаты обсуждений, способствуя более эффективному взаимодействию и принятию решений.

В сфере образования процесс обучения имеет такое же значение, как и конечный результат. Это обусловлено особенностями педагогической деятельности. Эффективное обучение включает в себя не только передачу знаний, но и формирование навыков, развитие критического мышления и поддержку мотивации учащихся. Важно, чтобы процесс обучения был адаптирован к потребностям и интересам студентов, что способствует более глубокому усвоению материала. Педагоги должны учитывать индивидуальные особенности каждого ученика, чтобы создать комфортную и продуктивную образовательную среду. Таким образом, акцент на процессе обучения позволяет достичь более качественных результатов и подготовить студентов к реальным жизненным ситуациям.

• с учащимися (особенно с детьми) нельзя гарантировать результат «по расписанию»;
• развитие идёт волнообразно, непредсказуемо;
• атмосфера и состояние часто важнее KPI.

Мышление педагогов также проявляется в стратегических сессиях, даже когда обсуждаются взрослые цели и задачи. У них может возникать трудность в переходе к ясным и измеримым формулировкам. В связи с этим ключевая задача модератора заключается в том, чтобы направить участников к конкретизации мыслей и формулировок, что позволит достичь более эффективного результата в обсуждениях. Модератор должен помочь создать атмосферу, способствующую открытой коммуникации, чтобы участники могли свободно обмениваться идеями и выстраивать четкие стратегические планы.

• всё время «переводить» формулировки предлагаемых идей из процессных в результативные;
• мягко, но настойчиво задавать вопрос: «Как мы поймём, что мы этого достигли? Как это измерить?»

Изучите также:

• «Образование, по сути, некоммерческая сфера, а из неё пытаются сделать коммерческую»
• Если команда на грани: как вернуть своим сотрудникам продуктивность
• Как понять, что вы нормальный руководитель
• Книжная полка: «Искусство системного мышления», Иан Макдермотт и Джозеф О’Коннор