Оборотно-сальдовая ведомость: 5 шагов к правильному формированию

Содержание:

• Что такое оборотно-сальдовая ведомость (ОСВ) и ее значение в бухгалтерии
• Структура оборотно-сальдовой ведомости (ОСВ): основные элементы
• Полное руководство по составлению оборотно-сальдовой ведомости
• Зачем нужна оборотно-сальдовая ведомость?
• Часто задаваемые вопросы по оборотно-сальдовой ведомости

Важно отметить, что сдавать ОСВ в налоговые органы (Инспекцию Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь — ИМНС РБ) на регулярной основе не требуется. Тем не менее налоговая служба может запросить эти данные в ходе камеральных или выездных проверок. Хранение оборотно-сальдовых ведомостей, как и всей первичной документации, необходимо в течение сроков, установленных законодательством РБ (как правило, не менее 5 лет, но могут быть и более длительные сроки для определенных документов).

Структура оборотно-сальдовой ведомости (ОСВ): основные элементы

Оборотно-сальдовая ведомость (ОСВ) является важным инструментом бухгалтерского учета, однако единой общепринятой формы этого документа не существует. Каждое предприятие разрабатывает свой собственный формат, который затем утверждается в приложении к учетной политике компании.
Как правило, форма ОСВ может включать следующие элементы:

• Строки, отражающие номера счетов белорусского Типового плана счетов, по которым осуществлялись финансовые операции в заданный период.
• Графы, содержащие данные о «Сальдо на начало периода», «Обороты за период» и «Сальдо на конец периода» с указанием остатков по дебету и кредиту.

Кроме того, следует учесть, что в ОСВ должны быть указаны следующие обязательные элементы:

• Название документа — «Оборотно-сальдовая ведомость».
• Наименование компании, составившей ОСВ.
• Период, за который составлена ведомость — месяц, квартал, год.
• Величина денежного измерения объектов бухгалтерского учета и единица измерения, например, «тыс. рублей».
• Должность специалиста, ответственного за ведение ОСВ, например «бухгалтер».
• Подпись ответственного специалиста с указанием его Ф. И. О.

Полное руководство по составлению оборотно-сальдовой ведомости

Оборотно-сальдовая ведомость (ОСВ) является важным инструментом бухгалтерского учета, который показывает состояние счетов на определенную дату. Формирование ОСВ в современных условиях практически всегда выполняется автоматически с использованием специализированного программного обеспечения, адаптированного под законодательство РБ.
Автоматическое формирование (рекомендуемый способ):
В белорусских бухгалтерских системах, таких как «1С:Бухгалтерия для Беларуси», «Инфо-Бухгалтер» или других, процесс создания ОСВ стандартизирован:

• Перейдите в раздел «Отчеты» (или аналогичный).
• Выберите отчет «Оборотно-сальдовая ведомость».
• Укажите нужный период для отчета.
• Определите степень детализации информации (по счетам, субсчетам, аналитике).
• Нажмите кнопку «Сформировать» («Построить»).
  Система автоматически создаст ОСВ на основе введенных проводок, соответствующих белорусскому плану счетов.

Ручное формирование (теоретически возможно, но крайне редко используется на практике):

• Перенесите данные из граф «Сальдо на конец периода» ведомости за предыдущий период в графы «Сальдо на начало периода» текущей ОСВ.
• Соберите информацию о дебетовых и кредитовых оборотах по всем счетам за период из регистров учета (Журналов-ордеров, Ведомостей) и внесите их в графы «Обороты за период».
• Рассчитайте сальдо по всем счетам на конец периода по формулам и внесите эти данные в графы «Сальдо на конец периода».

Проверка корректности ОСВ:
После формирования ОСВ (особенно при ручном способе) обязательно убедитесь в ее точности:

• Равенство итогов: сумма дебетовых сальдо на начало периода должна равняться сумме кредитовых сальдо на начало периода. Аналогично для оборотов за период и сальдо на конец периода. Это главная контрольная точка.
• Отсутствие отрицательных сальдо: проверьте, нет ли отрицательных значений там, где они недопустимы (например, на счетах учета денежных средств, материалов).
• Соответствие счетов: убедитесь, что сальдо активных счетов — дебетовые, пассивных — кредитовые, активно-пассивные — в соответствии с их характеристикой.
• Сверка с регистрами: сверьте итоги ОСВ с данными Главной книги или журналов-ордеров.

ОСВ может быть оформлена как в бумажном, так и в электронном виде. На бумажном экземпляре ставит подпись составивший его сотрудник (обычно бухгалтер или главный бухгалтер). В электронном виде она формируется и хранится в базе данных бухгалтерской программы.
Для более глубокого понимания учета и формирования отчетности в Беларуси рекомендуем ознакомиться с материалами на официальных сайтах:

• Министерство финансов Республики Беларусь (Минфин РБ): https://www.minfin.gov.by/
• Инспекция Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь (ИМНС РБ): https://www.nalog.gov.by/
• Национальный правовой Интернет-портал Республики Беларусь (pravo.by): https://pravo.by/ (для поиска законов и постановлений).

Зачем нужна оборотно-сальдовая ведомость?

• Контроль: обеспечивает постоянный контроль за состоянием активов, обязательств, капитала, доходов и расходов компании.
• Выявление ошибок: главный инструмент для проверки правильности разноски операций по счетам и соблюдения принципа двойной записи. Равенство итогов — индикатор арифметической корректности.
• Основа для отчетности: непосредственный источник данных для заполнения форм годовой и промежуточной бухгалтерской отчетности Беларуси.
• Анализ: позволяет проводить финансовый анализ, оценивать ликвидность, рентабельность, структуру капитала.
• Аудит: является основным документом для проведения как внутреннего, так и внешнего аудита.
• Подтверждение данных: служит для сверки данных с другими регистрами (Главной книгой, журналами-ордерами) и первичными документами.

Часто задаваемые вопросы по оборотно-сальдовой ведомости

• Как часто нужно составлять ОСВ?

ОСВ составляется по завершении каждого отчетного периода, установленного учетной политикой организации. Чаще всего — ежемесячно (для внутренних нужд, подготовки квартальной отчетности) и обязательно — по итогам года (для формирования годовой бухгалтерской отчетности). Квартальная ОСВ также распространена.

• Что делать, если в ОСВ есть ошибки?

Ошибки в ОСВ необходимо исправлять немедленно после их обнаружения.
Сначала найдите источник — неправильную проводку, арифметическую ошибку в первичке или регистре, пропущенную операцию.
Ошибки исправляются в том месяце, когда они обнаружены. Используются методы, предусмотренные законодательством РБ: сторнировочные записи (для отмены ошибочной проводки), дополнительные проводки (если операция не отражена или отражена в меньшей сумме), исправительные записи (в особых случаях). Все исправления должны быть документированы (например, бухгалтерской справкой). После исправлений ОСВ формируется заново.

• Кто подписывает ОСВ?

Оборотно-сальдовую ведомость, как правило, подписывает бухгалтер, который ее составил, и/или главный бухгалтер организации. Это подтверждает ответственность за достоверность представленных данных. Форма подписания (на бумаге или ЭЦП в электронном виде) определяется учетной политикой.