Как Event-менеджеры создают события

Содержание

• Кто такой event-менеджер
• Когда появился ивент-менеджмент. Разбираемся в истории
• Чем занимается event-менеджер
• Soft и hard skills
• От конференций Apple до чемпионатов мира по футболу. Какие мероприятия организовывают event-агентства
• Как стать event-менеджером. Полезные ресурсы от редакции Skillbox.by

Кто такой Event-менеджер

В современном мире организация событий стала неотъемлемой частью жизни. От промоакций, презентаций и свадеб до грандиозных корпоративных конференций и музыкальных фестивалей — мероприятия окружают нас повсюду. Однако мало кто задумывается о том, как все эти мероприятия появляются из ниоткуда и почему они проходят с такой слаженностью. Эту магию создает event-менеджер — профессионал с уникальными навыками и способностями, которые помогают ему создавать незабываемые впечатления.

События стали неотъемлемой частью бизнес-стратегий. Компании открыли для себя новые возможности, которые помогают продвигать продукты и укреплять корпоративную культуру. Хорошо организованные мероприятия способны повлиять на успех любого бренда. Компании прибегают к помощи event-менеджеров в проведении конференций, тренингов, семинаров, форумов и выставок, понимая, что таким способом можно впечатлить клиентов и партнеров. События играют важную роль и в культурной жизни общества. Музыкальные фестивали, выставки и спортивные мероприятия объединяют людей, стимулируют развитие и вносят разнообразие в повседневность. И это далеко не все примеры. 

Ивент-индустрия постоянно развивается — эксперты прогнозируют ежегодные темпы роста в районе 3,9%. Это обусловлено увеличением количества мероприятий, их масштабом и значимостью.

Когда появился event-менеджмент. Разбираемся в истории

Event зародился в середине XX века, хотя история уходит корнями еще в древние времена. Рассмотрим подробнее на некоторых исторических примерах.

• Первые события и празднества человечество организовывало еще в древние времена. Например, древние греки и римляне проводили праздники и фестивали, посвященные богам и другим важным событиям. Кое-что пользуется популярностью и спустя тысячелетия. Например, Олимпийские игры.
• В средние века короли и аристократы использовали торжества для укрепления своего статуса и увеселения народа.
• С промышленной революцией и ростом бизнеса в XIX веке стали массово проходить коммерческие мероприятия — выставки и ярмарки. Примерно с этого момента обществу и понадобился специалист, который мог бы все это организовать. Эту роль на тот момент выполняли коробейники и зазывалы, делая из процесса продажи товаров целое представление.
• В XX веке событийная индустрия стала профессиональной и структурированной. С появлением телевидения и масс-медиа появилась необходимость в специалистах, которые были бы способны организовывать масштабные события. Особое внимание тогда стали уделять маркетингу и продвижению.
• С развитием технологий и ростом мировой экономики индустрия приобрела глобальный масштаб. Профессиональные агентства по организации событий стали предлагать полный спектр услуг — от концепции и планирования до маркетинга и управления бюджетом. Это сделало организацию и продвижение событий более доступной и эффективной. В это же время стал активно развиваться сегмент онлайн-мероприятий и прямых трансляций.
• Технологические решения современности в виде виртуальной и дополненной реальности стали улучшать визуальные и интерактивные аспекты мероприятий. Сегодня события становятся более персонализированными и интерактивными. Отрасль продолжает развиваться и приспосабливаться к быстро меняющимся условиям. Поэтому профессия event-менеджера остается актуальной и динамичной, привлекая тех, кто стремится создавать уникальные и незабываемые события в современном мире.

Чем занимается event-менеджер

Ивент-менеджер решает множество задач на разных этапах организации мероприятия. Его можно сравнить с дирижером, который управляет оркестром. Давайте подробно рассмотрим, что делает этот специалист на каждом из этапов проекта. 

• Инициация и планирование. На этом этапе ивент-менеджер определяет цели и задачи мероприятия, разрабатывает бюджет и расписание. Его работа начинается со встречи с клиентом, чтобы полностью понять его цели, пожелания и бюджет. Это позволяет сформулировать концепцию мероприятия.
• Подготовка и выполнение. Этот этап включает выбор места проведения мероприятия, подбор подрядчиков, работу с декорациями и оборудованием, а также управление персоналом во время мероприятия, логистику и мониторинг расходов.
• Контроль и оценка. После проведения мероприятия специалист анализирует результаты, сравнивает их с поставленными целями. Готовит отчет о мероприятии, включая анализ затрат и рекомендации для будущих проектов.

В целом весь процесс организации мероприятия требует постоянного взаимодействия с клиентом. Специалист должен обеспечивать прозрачную коммуникацию, регулярно информировать клиента о ходе выполнения задач и учитывать его пожелания. Еще одна задача — эффективное управление бюджетом. Специалист должен уметь распределить ресурсы так, чтобы сохранить баланс между качеством мероприятия и бюджетными ограничениями.

Soft и hard skills

Работа событийного менеджера — настоящее искусство, которое требует сочетания разных личностных качеств (soft skills) и профессиональных навыков (hard skills). Рассмотрим подробнее, какие навыки нужно развивать, чтобы добиться успеха в этой сфере.

Soft Skills:

• Умение работать в команде. Менеджер работает с разными людьми, включая клиентов, подрядчиков и членов команды. Умение слушать, общаться и координировать действия важны для успешного сотрудничества, особенно с представителями творческих профессий.
• Организаторские способности. Умение эффективно планировать и управлять временем, ресурсами и задачами является неотъемлемой частью профессии.
• Стрессоустойчивость. Мероприятия бывают непредсказуемыми, и часто ситуация требует мгновенных решений. Способность оставаться спокойным и принимать решения на ходу — важное качество.
• Креативность. Креативное мышление и способность придумывать уникальные идеи для мероприятий позволяют выделяться в среде схожих событий.

Hard Skills:

• Планирование и управление проектами. Владение этими методами позволяет менеджеру эффективно организовывать мероприятия.
• Знание индустрии и трендов. Понимание событийной индустрии, знание последних трендов и технологий важны для того, чтобы оставаться актуальным и конкурентоспособным.
• Бюджетирование. Важно умение создавать и управлять бюджетами мероприятий, оптимизировать расходы не в ущерб качеству, чтобы быть среди первых в конкурентной гонке.
• Технические навыки. Знание технического оборудования (звукового или светового), которое используют на мероприятиях, его возможностей, необходимо для успешной организации.
• Маркетинг и продвижение. Понимание основ маркетинга и способность продвигать мероприятия важны для привлечения клиентов и гостей.

От конференций Apple до чемпионатов мира по футболу. Какие мероприятия организовывают event-агентства

В современном мире инфоповоды, замеченные массами, возникают практически еженедельно, если не чаще. Однако 99% забываются, спустя месяц или два. Другое дело грандиозные события, к которым приложили руки лучшие мастера событийной индустрии — вот они запоминаются публике надолго. 

• FIFA World Cup. Организация этого мероприятия — вызов для каждой принимающей страны, который требует высокой степени профессионализма и сотрудничества с множеством заинтересованных сторон. Организационным комитетом, руководством государства и конкретных городов. Команды event-менеджеров планируют и координируют процессы — от подготовки инфраструктуры и управления бюджетом до маркетинга и привлечения спонсоров. Именно их работа играет ключевую роль в создании уникального и незабываемого спортивного опыта, привлекает внимание мировой общественности и способствует развитию туризма и экономики страны-организатора.
• Свадьба принца Гарри и Меган Маркл. Этот брак был одним из самых ожидаемых событий 2018-го года. Организация свадьбы командой event-менеджеров стала великолепным примером профессионализма и умения работать в условиях строгих протоколов.
• Конференция Apple WWDC. Каждый год Apple проводит Worldwide Developers Conference (WWDC), на которой компания представляет новейшие продукты и технологии. Эти конференции — одни из самых ожидаемых и посещаемых событий в мире IT. Event-менеджеры Apple создают атмосферу ожидания и интриги, что делает WWDC уникальным и успешным мероприятием.

Как стать Event-менеджером. Полезные ресурсы от редакции Skillbox.by

Событийная индустрия требует творческого подхода и умения быстро реагировать на переменчивые события. Рассказываем, с чего можно начать свой путь в сфере ивент-менеджмента:

• Получите образование и профессиональные навыки. Рассмотрите возможность поступления в университеты или колледж. В качестве альтернативного варианта могут подойти дистанционные курсы. При выборе любого обучения советуем обратить внимание на актуальность программ и возможность собрать портфолио.
• Пройдите сертификацию. Профессиональные сертификаты вроде Certified Meeting Professional (CMP) или Certified Special Events Professional (CSEP) помогут усилить ваше резюме.
• Накопите опыт. Пройдите стажировку в событийной компании или агентстве. Вы получите ценный опыт и обзаведетесь контактами в индустрии. Участвовать в проведении крупных мероприятий можно даже на волонтерской основе. Это поможет понять, как все устроено изнутри. 
• Создайте портфолио. Сохраняйте фотографии, программы мероприятий, клиентские отзывы и другие материалы, которые могут быть полезными при представлении вашей работы потенциальным работодателям.
• Разрабатывайте собственный стиль и подход. Развивайте свою креативность и постоянно ищите новые способы создания уникальных мероприятий. Специализироваться можно на каких-то определенных мероприятиях. Свадьбах, корпоративах или конференциях.

Чтобы поближе познакомиться с профессией, редакция Skillbox.by подготовила полезные ресурсы.

Литература:

• Глеб Архангельский «Тайм-Драйв» — практические советы по организации мероприятий с учетом аспектов управления временем.
• Сурен Багдасарян, Марина Селиванова «О чем думает организатор мероприятий» — руководство описывает основы организации мероприятий и дает представление о том, как создать собственное агентство.
• Иммельман Реймонд «Босс бесподобный: Босс бесполезный» — бизнес-книга в виде романа. Автор рассказывает, как создать процветающую компанию и как правильно взаимодействовать с каждым винтиком единого механизма.

Профессиональные сообщества:

• Qtickets — профессиональный блог, где регулярно публикуются кейсы и полезные советы от опытных менеджеров.
• «Продавай билеты как Бог» — сообщество в telegram с обратной связью. Там вы найдете не только массу полезной информации, но и потенциальных партнеров или заказчиков.

Авторские методики:

• Ивент толк с Катей Сичкар — автор youtube-канала в своих видео рассказывает, как организовать любое событие и делится профессиональными секретами.